Секретарь

Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с руководителями подразделений и сотрудниками.

Ведение базы телефонных контактов руководителя.

Соединение руководителя с конкретными абонентами.

Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя.

Координация деятельности по исполнению решений руководителя.

Ведение срокового текущего и предупредительного контроля.

Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок.

Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя.

Фиксация исполнения поручений.

Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя.

Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).

Печать служебных документов и материалов.

Размножение служебных документов.

Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).

Учет документов, поступающих на имя руководителя.

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, осуществлять почтовую и электронную отправку корреспонденции. . . .

Перед собеседованием или на собеседовании необходимо предоставить резюме.                

Резюме состоит из следующих блоков:

Ваше имя, адрес, номер телефона (включая код города).

Трудовой опыт в обратном хронологическом порядке (сначала указывается последнее место работы). Укажите даты начала и окончания работы, наименование организации, название должности, и кратко опишите должностные обязанности и достижения, если они у Вас были.  

Дополнительная информация: владение иностранными языками и компьютером, наличие водительских прав, членство в профессиональных организациях и т. п. (хобби следует упоминать только в том случае, если оно тесно связано с желаемой работой).

Указание на возможность предоставления рекомендаций.

Собеседование проводится по результам рассмотерния письменного резюме  направленного на электронный адрес

otdel. kadrov-gku-kazaki. dona@mail. ru

высшее образование (бакалавриат) или высшее образование (непрофильное) (бакалавриат) и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) или среднее профессиональное образование (непрофильное) (программы подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности и опыт практической работы не менее трех лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.

Должен знать: 

- правила проведения деловых переговоров;

- правила защиты конфиденциальной информации;

- правила делового общения, делового этикета;

- правила речевого этикета;

- структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

- правила организации приемов в офисе;

- общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;

- локальные нормативные акты организации;

- нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

- требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами;

- правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);

- виды документов, их назначение;

- правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);

- правила подписания и утверждения документов;

- правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;

- правила русского языка;

- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

- правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;

- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

- правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

- системы электронного документооборота;

- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;

- правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

- порядок рассмотрения обращений граждан;

- правила антикоррупционного поведения;

- правила внутреннего трудового распорядка…