Секретарь руководителя

1. 1.                         Ежедневно в установленные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям; выбирать документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывать о них директору Предприятия.

1. 2.                         Вести оперативный учет прохождения документов и контролировать сроки исполнения документов, а также устных поручений директора Предприятия руководителями и сотрудниками структурных подразделений.

1. 3.                         Готовить по поручению директора Предприятия проекты документов, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений, разрабатывать и оформлять управленческо-распорядительные документы.

1. 4.                         Осуществлять и контролировать документооборот между офисом Предприятия и его структурными подразделениями. По поручению директора Предприятия осуществлять документооборот с другими организациями, органами, учреждениями (Администрация г. о. Химки МО, налоговая служба, пожарная инспекция, и т. п. ).

1. 5.                         Вести делопроизводство, обеспечивать сохранность документации, формировать дела и передавать их на архивное хранение, готовить их к уничтожению.

1. 6.                         Участвовать в совещаниях, созываемых директором Предприятия, организовывать их техническое обслуживание и вести протокол этих совещаний.

1. 7.                         Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.

1. 8.                         Своевременно пополнять необходимые офису Предприятия запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

1. 9.                         Выполнять отдельные (разовые) поручения директора и его заместителей, связанные с деятельностью Предприятия.

1. 10.                 Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

- сохранять конфиденциальность информации;

- своевременно выполнять распоряжения руководства Предприятия;

- соблюдать правила и сроки подготовки документов;

- обеспечивать сохранность документов;

- соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и посетителями Предприятия.

стимулирующая надбавка по итогам работы за месяц.  

материальная помощь в случаях, утвержденных коллективным договором.

Офис-менеджер должен знать:

- порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

- государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

- инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;

- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

- составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы; - редактировать тексты, выполнять корректорскую правку; - вести деловые переговоры; - пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой; - работать на компьютере в среде WINDOWS, OFFICE (WORD, EXCEL), COTUS;