Секретарь-референт

· Соблюдать требования локальных нормативных документов Общества, касающихся его деятельности.

· Осуществлять прием и первичный анализ, сортировку и обработку документации, поступающей в приемную генерального директора Общества, в том числе с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД) в установленном в Обществе порядке.

· Своевременно информировать начальника отдела документационного обеспечения о возникновении нестандартных ситуаций при работе с СЭД.

·  Осуществлять контроль за соблюдением установленных требований и стандартов оформления писем, иных документов, составляемых работниками Общества. Сообщать начальнику отдела документационного обеспечения о нарушениях установленных требований и стандартов оформления писем, иных документов, составляемых работниками Общества.

· Своевременно передавать корреспонденцию на рассмотрение генеральному директору.

·  Обрабатывать поступающие от генерального директора документы, осуществлять их сортировку и передачу работникам Общества по принадлежности.

· Своевременно осуществлять подготовку и передачу копий/сканов документов в установленном порядке для исполнения работникам Общества в соответствии с резолюцией генерального директора и соответствующей отметкой в СЭД.

·  Обрабатывать подписанные генеральным директором документы, в том числе, с использованием СЭД.

·  Составлять по поручению генерального директора типовые письма, запросы, в том числе, с использованием корпоративной электронной почты, подготавливать ответы на входящие запросы, обращения.

· Обеспечивать сохранность служебной документации, находящейся в обработке и на хранении.

·  Оперативно доводить до работников Общества поручения генерального директора, контролировать их исполнение в установленные сроки и своевременно доводить информацию о результате исполнения поручений до сведения генерального директора.

·  Осуществлять прием и распределение внутренних телефонных звонков, по поручению генерального директора организовывать проведение телефонных переговоров, в отсутствие генерального директора фиксировать полученную информацию и своевременного доводить ее до сведения генерального директора.

· При необходимости назначать встречи генерального директора, напоминать о предстоящих встречах, в том числе, с использованием программы Microsoft Outlook.

·   Организовывать встречу и прием посетителей, оповещать генерального директора об их прибытии.

·   При необходимости осуществлять организационное сопровождение встреч и совещаний, в том числе видео-конференций, проводимых генеральным директором, обеспечивать необходимым инвентарем, продуктами и напитками, вести протоколирование совещаний, встреч, видео-конференций.

·   По поручению генерального директора взаимодействовать с работниками Общества и с представителя контрагентов Общества в части получения и направления информации.

·   Предоставлять справочную информацию по документам в соответствии с указанием генерального директора, в том числе, с использованием СЭД.

·  По запросам генерального директора осуществлять сканирование, копирование документов.

·  Взаимодействовать с курьерскими службами в рамках выполнения поручений генерального директора.

·     Обеспечивать поддержание порядка и чистоты в приемной и переговорной, в том числе бытовой техники, приборов и мебели.

ДМС через 6 месяцев работы.

Образование не ниже среднего профессионального, стаж работы в аналогичной должности не менее 1, 5 лет.