Секретарь руководителя

Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает  ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Осуществляет работу по организационно – техническому обеспечению административно – распорядительной деятельности директора.

3. 3.                 Организует доставку корреспонденции в учреждения и организации, в том числе Департамент здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и забирает из общего отдела Департамента корреспонденцию в адрес учреждения.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

Подготавливает  документы  и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает  их  качественное редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его  отсутствие полученную информацию и  доводит до его сведения ее содержание.

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до    сведения  руководителя информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Ведет и оформляет протоколы еженедельных заседаний (планерок), проводимых руководителем или его заместителями.

Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку исполнения документов.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.