Секретарь руководителя

Секретарь руководителя:

-      осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора колледжа;

-      принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

-      ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

-      принимает документы и личные заявления на подпись директора колледжа;

-      подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;

-      следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

-         по поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

-            выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

-            осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения, организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора колледжа, взятых на контроль;

-            обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

-            печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;

-            организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

-            формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

-            копирует документы на персональном ксероксе.

-            Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

-            Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.