Секретарь

Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров, выполнение личных поручений руководителя, документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию, прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями, ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм, оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения, организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании, работа в электронной системе документооборота, заполнение табелей учета рабочего времени.

Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т. п. )‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений, сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей, контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т. п. , работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).

Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

Помощь всем отделам организации в ежедневных делах.

Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы.

Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах.

Заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг. техники (заправка, новые, ремонт- заявки и др. ).

Работа с посетителями.

Чай, кофе для руководства.

Работа с текущими и архивными документами.

Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы: Bat, Outlook Express).

Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).

Подготовка документов для гос. организаций.

Создание и ведение внутренних приказов.

Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

Осуществляет прием и передачу входящих и исходящих телефонных звонков и факсимильных сообщений между руководством и структурными подразделениями, а также обеспечивает связь со сторонними организациями.

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Ведение работы с кадрами.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Высшее, без требования к стажу.

Владение знаниями, умениями и навыками ведения делопроизводства и делового этикета.

Грамотная устная и письменная речь.

Ответственность, внимательность, пунктуальность, доброжелательность, готовность к ненормированному рабочему дню.