Секретарь-делопроизводитель

- обеспечение приемной (порядок, хранение документов, кофе, чай, прием посетителей)

- прием телефонных звонков по установленному шаблону, переключение, запись информации в журнал (кто звонил и по какому вопросу, на какой отдел перевели звонок)

- работа с электронной почтой: регулярная проверка (несколько раз в день) электронных сообщений, оперативное реагирование – отправление информации в соответствующее подразделение, телефонный звонок для подтверждения письма; отслеживание поступивших сообщений на info – официальный е-mail компании и отправка согласованных сообщений

- корреспонденция (почта, авансовые отчеты по почтовым затратам, отправка корреспонденции, прием и распределение корреспонденции, ведение журналов входящих-исходящих документов)

- фиксация претензий в установленном юридическим отделом порядке

- документооборот: издание приказов, хранение приказов, нумерация приказов, ведение книги приказов организации; систематизация и хранение распоряжений и других регламентирующих документов

- деловая переписка: составление писем, отчетов, консолидация информации по запросам управляющего и служб

- прием документов на подпись, подписание документов у руководителя, передача подписанных документов в отделы

- покупка билетов, бронирование гостиниц и хостелов для всех сотрудников предприятия

- заказ канцтоваров для всех подразделений и отделов предприятия

- организация совещаний руководителей, составление и ведение графика совещаний и рабочих встреч по заданию управляющего, сбор отчетов и другой информации по запросу управляющего

- помощь в организации праздничных мероприятий

- выполнение поручений руководителя

• Знание ПК и офисной техники на уровне уверенного пользователя.
• Внимательность и точность в обращении с документами.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Желательно высшее образование и наличие опыта работы.