Секретарь руководителя

1. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

2. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, фиксирует в его отсутствие принятые обращения и доводит до сведения руководителя их содержание;

3. Осуществляет работу по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания);

4. Создает условия, способствующие эффективной работе руководителя, то есть обеспечивает рабочее место руководителя средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

5. Принимает и передает информацию по приемно-переговорным устройствам (электронная почта, телефон, факс);

6. Ежедневно в приемной заместителя главы Киселевского городского округа по ЖКХ и благоустройству получает корреспонденцию отписанную на начальника УЖКХ КГО;

7. Принимает поступившую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для подготовки информации (ответа); Регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию;

8. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, предоставления информации, взятых под контроль;

9. Принимает документы на подпись руководителю;

10. Принимает, передает на подпись входящую корреспонденцию поступившую на электронную почту;

11. Организует прием посетителей в дни приема руководителя;

12. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а так же копирует документы.

13. По мере необходимости отправляет письма документы по средствам связи.

14. Размещает подготовленные ответы специалистами на платформе « Портал обратной связи» и « Кузбасс Онлайн» .

Опытный пользователь ПК,

Знание офисных программ,

дисциплинированность, ответственность, грамотная речь, умение работать в коллективе, коммуникабельность.