Секретарь руководителя

Для выполнения функций по организационному и документационному обеспечению Учреждения секретарь:

1.   Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя:

• организация деловых встреч, совещаний, переговоров;

• прием посетителей;

• заказ автотранспорта;

• заказ авиа/жд билетов;

• бронирование гостиницы и т. д. ;

• Принимает и регистрирует поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию.  

• Подготавливает приказы по основной деятельности.

2. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники.

3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

4. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

6. Организует проведение телефонных переговоров руководителя,   принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефону, факсу и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

7. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем.

9. Осуществляет контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

10. Ведет журналы регистрации входящей/исходящей документации.

11. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

12. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы.

13. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

14. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

15. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

Высшее образование