Секретарь-делопроизводитель

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2. Принимает и регистрирует корреспонденцию (почтовую, электронную, нарочную), направляет ее в структурные подразделения.

3. В соответствии с резолюцией руководителя Управления образования передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

4. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

5. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.   По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.

6. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

7. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

8. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

9. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль по распоряжению Руководителя.

11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность; подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел и передает на хранение в архив.

13. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

14. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

15. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

16.   Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.