Секретарь руководителя

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Главы района и руководителя исполкома.

2. 3. Ведет делопроизводство, в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2. 4. Принимает документы и личные заявления на подпись Главы района и руководителя Исполкома.

2. 5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы Главы района и руководителя Исполкома.

2. 6. Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых Главе района и руководителю исполкома на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

2. 7. Организует проведение телефонных переговоров Главы района и руководителя Исполкома, записывает в их отсутствие полученную информацию и доводит до них сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до них сведения информацию, полученную по каналам связи.

2. 8. По поручению Главы района и руководителя Исполкома составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2. 9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Главой района и руководителем Исполкома (направление материалов на совещание, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

2. 10. Обеспечивает рабочее место Главы района и руководителя Исполкома, а также свое рабочее место (секретаря руководителя) необходимыми канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

2. 11. Печатает по указанию Главы района и руководителя Исполкома служебные материалы, необходимые для его работы.

2. 12. Организует прием посетителей.

2. 13. Обладать навыками культуры офисного гостеприимства.

2. 14. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2. 15. Копирует документы на персональном ксероксе.

2. 16. Бережно относится к имуществу организации.

2. 17. Не разглашать информацию, полученную в ходе профессиональной деятельности и сведения, составляющие конфиденциальную информацию, ставшее известно на работе.

2. 18. Не разглашать и не передавать третьим лицам, сведения, содержащие персональные данные, которые мне будут доверены или станут известны по работе, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и с разрешения ответственного за обработку данных в организации.

2. 19. Выполнять требования приказов, положения и инструкций по обработке персональных данных в части меня касающиеся.

2. 20. В случае попытки посторонних лиц получить от меня сведения, содержащие персональные данные, а также в случае утери носителей информации, содержащих такие сведения, немедленно сообщить об этом лицу, ответственному за обработку персональных данных.

2. 21. Не производить преднамеренных действий, нарушающих достоверность, целостность или конфиденциальность персональных данных, хранимых и обрабатываемых в Исполнительном комитете Новошешминского муниципального района Республики Татарстан.

Секретарь должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав структурных подразделений, подведомственных учреждений;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной    документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы работы с электронной почтой и иными информационными ресурсами.

1. 6. В своей деятельности секретарь руководствуется:

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями Исполкома;

- настоящей должностной инструкцией;

- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите;

- положение действующего законодательства о защите персональных данных.

1. 7. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр. ) его обязанности исполняет работник, назначенный распоряжением руководителя, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей или утверждается график дежурства среди сотрудников организации.