Секретарь

• Организация документооборота. Делопроизводство и организация ведения деловой корреспонденции, деловая переписка, рассылка необходимых материалов
• Прием входящей и исходящей корреспонденции. Регистрация корреспонденции. Прием, отправка и распределение электронной почты.
• Подготовка входящих документов для рассмотрения директором. Ведение календаря директора
• Организация встреч и совещаний, координирование, назначение встреч. Протоколирование совещаний
• Обработка входящих звонков
• Ведение базы данных документов
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
• Контроль исполнения всех документов
• Ведение информационно-справочной работы в компании
• Встреча, прием, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей.
• Взаимодействие с Почтой России и курьерскими службами.
• Пользование оргтехникой. Организация работы офиса
• Подготовка, согласование и подписание с Заказчиком договоров на проектные и изыскательские работы
• Поиск и участие в тендерах. Работа со всеми основными электронными площадками для проведения тендеров и торгов. Подготовка документации для участия в тендерах (Подача заявок для участия в тендерах; Контроль сроков проведения аукционов, сроков подачи заявок и документов на участие; Отслеживание итогов тендеров; Переписка и ведение переговоров с организаторами тендеров)
• Ведение базы подрядчиков
• Высшее образование (рекомендация)
• Опыт работы секретарем у руководителя
• Опыт работы делопроизводителем (рекомендация:  в сфере строительства)
• Уверенный пользователь MS Office, M-Project, справочно-правовых систем на уровне продвинутого пользователя
• Знание правил работы с входящими, исходящими и внутренними документами
• Знание требований, предъявляемых к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами
• Знание правил составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
• Высокая скорость печати, владение слепым методом печати приветствуется
• Грамотная устная и письменная русская речь обязательно
• Умение структурировать информацию, составлять и оформлять деловые письма
• Умение работать на специализированных сайтах, электронных торговых площадках;
• Навыки переговоров; Этика делового общения; Навыки общения, грамотная речь
• Умение работать в команде и режиме многозадачности;
• Готовность оперативно и качественно решать поставленные задачи;
• Ответственный подход к работе, внимательность к деталям;
• Способность работать с большим количеством информации.
• Личностные качества: грамотность, внимательность, ответственность, пунктуальность, собранность, сообразительность, самостоятельность, общительность, честность, стрессоустойчивость, аккуратность в работе с документами, умение расставлять приоритеты в работе, коммуникабельность, доброжелательность.

-

Условия:

• Уровень оплаты обсуждается на собеседовании
• Оформление только    в соответствии с ТК РФ
• График работы 5/2, с 09:00 до 18:00 (час перерыва на обед)