Офис-менеджер

Организовать ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), вести деловую переписку, обеспечивать рассылку необходимых материалов. Координировать работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организовать документооборот офиса. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Общества. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности Общества. Принимать телефонные звонки и переводить их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксировать полученную по телефону информацию, доводить до сведения соответствующих сотрудников ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы. Вести прием посетителей и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров. Осуществлять материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. Организовывать обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составлять планы на канцтовары, расходные материалы и др. , проверять наличие канцтоваров и расходных материалов; анализировать предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивать размещение заказа у поставщиков). Оказывать работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимать меры по предупреждению конфликтных ситуаций. Осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками офиса режима рабочего времени. Вести табельный учет рабочего времени сотрудников офиса. Обеспечивать заказ воды в офис по мере необходимости. Осуществлять контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывать специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

справка о несудимости обязательна

Ответственность, коммуникабельность, дисциплинированность, умение работать с документами, грамотная речь