Старший делопроизводитель

1)       информационное сопровождение деятельности агентства, в том числе участие в заседаниях, совещаниях, встречах, проводимых с участием представителей агентства, с целью подготовки материалов для размещения в средствах массовой информации;

2)       получение в установленном порядке входящей корреспонденции, обеспечение учета и контроля за порядком прохождения документов в государственной информационной системе Архангельской области «Система электронного документооборота Правительства Архангельской области "Дело"», утвержденной постановлением Правительства Архангельской области от 17 января 2012 года № 5-пп, а также в государственной информационной системе Архангельской области «Обращения граждан и их объединений», утвержденной постановлением Правительства Архангельской области от 8 апреля 2014 года № 137-пп своевременная передача документов руководителю агентства для организации дальнейшей работы;

3)       проверка проектов исходящих документов на предмет соблюдения требований Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области, утвержденной распоряжением Губернатора Архангельской области от 9 января 2019 года № 1-р, передача отредактированных проектов руководителю агентства для дальнейшей работы;

4)  совместная организация с другим старшим делопроизводителем своевременного ежедневного получения и отправки корреспонденции;

5)  подготовка проектов резолюции (поручений) руководства;

6)       передача документов на рассмотрение должностным лицам после получения соответствующих резолюций (поручений);

7)       ведение реестра адресов, телефонов, списков руководителей предприятий, организаций, необходимых руководителю агентства;

8)       обеспечение своевременного информирования руководителя агентства о предстоящих памятных датах, юбилейных датах и днях рождения лиц, определенных руководителем агентства;

9)       выполнение поручений руководителя агентства по подготовке совещаний, встреч (оповещение участников о времени, месте проведения, повестке дня), оформление в установленном порядке заявок на пропуск участников мероприятия к месту его проведения;

10)  взаимодействие с ГКУ Архангельской области «Хозяйственное управление», включая подготовку ходатайств о выходе на работу в выходные дни сотрудников агентства;

11)   обеспечение руководителя агентства, а также заместителя руководителя агентства канцелярскими принадлежностями;

12)   поддержание в надлежащем состоянии имущества и организационной техники, необходимых для работы руководителя агентства и заместителя руководителя агентства;

13)  выполнение машинописных и копировально-множительных работ, доведение информации до адресата требуемым способом (по телефону, факсу, электронной почтой и пр. );

14)  организация рабочих поездок руководителя агентства и заместителя руководителя агентства, в том числе:

подготовка и направление заявок на участие в мероприятиях;

заказ (при необходимости) пропуска;

заказ авиа -  и железнодорожных билетов, служебного транспорта;

15)  организация телефонных переговоров руководителя агентства, прием и передача телефонограмм, прием посетителей, своевременное информирование руководителя агентства и его заместителя о предстоящих встречах, совещаниях и об их содержании;

16)  организация работы архива агентства, в том числе:

организация работы по ежегодному отбору документов агентства для дальнейшего хранения и к уничтожению;

подготовка и представление не реже одного раза в пять лет на согласование экспертно-проверочной комиссией министерства культуры Архангельской области, а затем на утверждение руководителем агентства сводной номенклатуры дел;

организация подготовки и представление на утверждение экспертно-проверочной комиссией министерства культуры Архангельской области, а затем на утверждение руководителем агентства описи дел постоянного срока хранения;

организация рассмотрения экспертной комиссией агентства предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

осуществление методического руководства работой по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке и корректировке номенклатуры дел агентства, подготовке актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения;

вынесение вопросов, относящихся к компетенции экспертной комиссии агентства, на заседания, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год;

организация ежегодной передачи дел постоянного срока хранения в Государственный архив Архангельской области;

формирование дел (архивного) фонда;

обеспечение хранения и использования документов постоянного срока хранения в архиве агентства;

подготовка проектов приказов по организации работы архива (положение об архиве, положение об экспертной комиссии агентства, о назначении ответственных лиц и т. д. );

17) обеспечение сотрудников, работников агентства материальными ценностями;

18) выполнение иных поручений руководителя агентства.

На период отсутствия основного работника.

На должность старшего делопроизводителя назначается лицо, имеющее высшее образование, обладающее профессиональными знаниями и навыками в сфере организационного и документационного обеспечения управления, делового этикета, информационно-коммуникационных технологий базового уровня, опытом ведения делопроизводства и подготовки деловых писем, без предъявления требований к стажу работы.