Специалист ОДО

Специалист отдела выполняет следующие должностные обязанности:

1. принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее                                                      в структурные подразделения учреждения;

2. в соответствии с резолюцией начальника структурного подразделения учреждения передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки и создает банк данных;

  3. принимает документы на подпись начальнику структурного подразделения учреждения, проверяет правильность их составления                                                           и оформления;

4. ведет картотеку учета прохождения документов, осуществляет контроль над исполнением;

5. отправляет исполненную документацию по адресатам;

6. ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;

7. обеспечивает удобный и быстрый поиск документов;

8. получает необходимые для начальника структурного подразделения учреждения сведения от структурных подразделений учреждения, вызывает по его поручению работников;

9. организовывает телефонные переговоры начальника структурного подразделения учреждения;

10. переадресовывает входящие телефонные звонки;

11. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие начальника структурного подразделения учреждения принятые сообщения                                         и доводит их содержание до его сведения;

12. передает и принимает информацию по факсу;

13. ведет учет и контроль времени междугородних переговоров                                                        в приемной учреждения с отражением времени в журнале учета междугородних переговоров;

14. осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых начальником структурного подразделения учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания);

15. ведет, согласно утвержденному графику, записи граждан на прием по личным вопросам к начальнику структурного подразделения учреждения                                 и его заместителю;

16. обеспечивает организационно-техническую подготовку приема граждан по личным вопросам к начальнику структурного подразделения учреждения и его заместителю;

17. организовывает прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения предложений работников учреждения;

18. осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка рассмотрения обращений граждан и проведения приема граждан руководителями структурных подразделений учреждения;

19. участвует в отборе документов, передаваемых на хранение в архив,                                 в составлении описей дел, передаваемых на хранение в архив;

20. ведение работы по составлению и сдаче ежемесячного отчета                                                 о расходе почтовых марок и конвертов;

21. участвует в разработке номенклатуры дел учреждения;

22. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

23. соблюдает инструкцию по делопроизводству;

24. выполняет отдельные служебные поручения начальника отдела;

25. информируют начальника отдела о выявленных недостатках                                                 в пределах своей компетенции;

Вакансия начинает действовать с 01. 12. 2023

СПО и опыт от 1 года