Секретарь / офис-менеджер

Административная поддержка: организация командировок, встреч, совещаний, переговоров (в том числе посредством ВКС), визитов партнеров; travel поддержка сотрудников: получение виз, покупка билетов, бронирование гостиниц, заказ ресторанов, аренда машин, заказ трансфера, организация сложных поездок; Выполнение иных личных поручений (в том числе связанных с бытовыми вопросами): организация подачи документов в гос. органы, подготовка материалов и документов; Взаимодействие с гостиницами, компаниями по аренде автомобилей, ресторанами и прочими организациями по вопросам, возникающим при необходимости внесения изменений в бронирования. Организация досуга в соответствии с заданными параметрами (рестораны, посещение музеев, театров и пр. ).

Организация встреч и переговоров в офисе/ жизнедеятельности офиса. Организация и протоколирование внутренних/внешних совещаний, закупка подарков для партнеров компании.

Тайм-менеджмент: (ведение календаря встреч и совещаний, обеспечение своевременных и качественных коммуникаций между руководителем и сотрудниками, а также сторонними партнерами). Своевременное информирование о приближении важных дат (Дни рождения партнеров и коллег, профессиональные праздники, иные даты).

Ведение документооборота: (прием/отправка писем через эл. почту и почту России, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, распределение по отделам, ведение архива корреспонденции, подготовка документов на подпись руководителю). Сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов.

Пунктуальность

Внимательность и аккуратность

Ответственность

Доброжелательность

Обучаемость

Обязателен опыт работы секретарем-референтом/помощником руководителя не менее 2 лет.

Высшее образование.

Знание норм ведения деловой переписки.

Знание английского языка - уровень B1 – B2.

Уверенное владение ПК (в т. ч. электронный документооборот, Word, Excel, power Point).