Секретарь руководителя

Секретарь руководителя в рамках функций и направлений деятельности управления документационного обеспечения и контроля исполняет следующие должностные обязанности:

1. прием и распределение телефонных звонков:

• перенаправление телефонных звонков первому заместителю главы администрации Шурышкарского района, заместителям главы администрации Шурышкарского района и руководителям структурных подразделений Администрации Шурышкарского района;

• получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

2. организация работы с посетителями:

• встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками Администрации Шурышкарского района;

• содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

• прием и передача документов посетителей первому заместителю главы администрации Шурышкарского района, заместителям главы администрации Шурышкарского района и сотрудникам Администрации Шурышкарского район;

• сервировка чайного (кофейного) стола;

• приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки);

3. организация работы с документами:

• организация доставки документов исполнителям;

• обработка и отправка исходящих документов;

4. организация контроля исполнения документов руководителя:

• анализ информации по документам, стоящим на контроле по курируемым направлениям деятельности;

• уведомление исполнителей об исполнении документов в установленный срок;

• сбор и обработка информации об исполнении документов, подготовка для снятия с контроля;

5. оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

• согласование с руководителем временных планов;

• согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий;

• предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;

6. организация телефонных переговоров руководителя:

• соединение руководителя с конкретными абонентами;

• установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.