Секретарь руководителя

Должностные обязанности:

Воспроизводит на персональном компьютере записи, сделанные на бумажных, цифровых или магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатать под диктовку.

Следит за состоянием персонального компьютера, обеспечивает его сохранность и правильное техническое обслуживание.

. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы приемной директора Учреждения и отдела кадров.

Получает необходимые директору сведения от исполнителей, вызывает по его поручению работников.

. Организует телефонные переговоры директора, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения директора их содержание.

Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация).  

Создает условия, способствующие эффективной работе директора.

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др. ).

Печатает по указанию директора и начальника отдела кадров различные материалы.

Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя директора корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в колледже порядком и передает после ее рассмотрения директору или  конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

Следит за сроками выполнения поручений директора, взятых на контроль.

Принимает документы на подпись директору.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Знание программ Microcoft Office, АС Смета, Directum