Делопроизводитель (Управление делами)

• Планирование рабочего дня руководителя (Члена Правления - заместителя Председателя Правления АО «АТС», заместителя Председателя Правления АО «АТС», руководителя обслуживаемого структурного подразделения).
• Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее назначенным исполнителям.
• Ведение делопроизводства в системе электронного документооборота, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации.  
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.    
• Проверка своевременности рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.    
• Подготовка к отправке исходящей корреспонденции структурного подразделения (оформление конвертов, составление реестра отправляемой корреспонденции)
• Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной по приемно-переговорным устройствам информации, своевременное доведение ее до сведения руководителя.  
• Составление и поддержка в актуальном состоянии телефонного справочника лиц, с которыми руководитель поддерживает регулярные контакты.  
• Составление писем, запросов, других документов по поручению руководителя.  
• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.   Контроль соблюдения работниками АО «АТС», подчиненными руководителю, установленных сроков выполнения указаний и поручений.
• Еженедельное предоставление управляющему делами АО «АТС» сводной информации по исполнению руководителем документов и поручений Председателя Правления АО «АТС» в рамках подготовки сводной справки об исполнительской дисциплине в АО «АТС».
• Обеспечение работников курируемых структурных подразделений необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.  
• Участие в составлении номенклатуры дел курируемого структурного подразделения.    Участие в формировании дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, в обеспечении их сохранности и в передаче документов в архив в установленные сроки.
• Подготовка командировок руководителя и работников курируемого структурного подразделения.    
• Выполнение поручений, указаний и заданий начальника секретариата Управления делами АО «АТС», управляющего делами АО «АТС» и его заместителя, заместителя Председателя Правления АО «АТС».
• Выполнение трудовых функций секретаря секретариата Управления делами АО «АТС» в случае его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка и т. п. ).

Высокий уровень знаний в области законодательства Российской Федерации о делопроизводстве.  

Знание принципов делопроизводства и архивного дела.    

Владение персональным компьютером и оргтехникой на уровне пользователя.  

Знание систем электронного документооборота на уровне пользователя.  

Знание норм делового этикета.