Секретарь руководителя

Для выполнения возложенных на него функций секретарь руководителя обязан:

1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора колледжа или его подразделений.

2. Получать необходимые директору колледжа сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.

3. Организовывать телефонные переговоры директора колледжа, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения директора колледжа их содержание.

4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором колледжа (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы,

5. Обеспечивать рабочее место директора колледжа канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.

6. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др. ).

7. Печатать по указанию директора колледжа различные материалы.

8. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя директора колледжа корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

9. Следить за сроками выполнения поручений директора колледжа, взятых на контроль.

10. Принимать документы на подпись директору колледжа.  

11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

12. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

13. Готовить документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе.

знание программ Word, Exel