Консультант

Обязанности по обеспечению предоставления компетентным органам сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния из Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния:

          осуществлять проведение правовой экспертизы поступивших в управление запросов о предоставлении сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния;

          обеспечивать качественный и достоверный поиск сведений   об  актах гражданского состояния в отношении запрашиваемых лиц с использованием функционала ФГИС « ЕГР ЗАГС» ;

            осуществлять подготовку ответа на запрос либо отказа в предоставлении сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с действующим законодательством и в установленные сроки.

          Обязанности по подготовке официальных писем в сфере деятельности управления:

          обеспечивать подготовку официальных писем и запросов в органы государственной власти, органы местного самоуправления, иные организации в целях получения информации    и документов, необходимых для осуществления управлением возложенных полномочий (в рамках своей компетенции);

          рассматривать качественно и своевременно входящие документы, готовить проекты исходящих документов (в рамках своей компетенции).

        Обязанности по подготовке сводной отчетности (месячной, квартальной, годовой)  по государственной регистрации актов гражданского состояния:

          обеспечение сбора, обобщения и анализа статистических данных по государственной регистрации актов гражданского состояния и совершению других юридически значимых действий;

          подготовка свода количественных показателей работы территориальных органов ЗАГС управления в соответствии с установленными формами отчетности;

          проведение анализа статистических данных по государственной регистрации актов гражданского состояния и совершению других юридически значимых действий в электронных системах (электронных таблицах);

          проведение работы с территориальными органами ЗАГС управления    по выявлению и устранению допущенных при составлении отчетности ошибок;

          обеспечение предоставления соответствующих отчетов в уполномоченные органы;

          подготовка аналитических материалов для руководителя управления, заместителя руководителя, начальника отдела;

          проведение анализа представленных территориальными органами ЗАГС достигнутых значений KPI в целях обеспечения их достижения по управлению.

          Обязанности по оказанию международной правовой помощи в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния:

          проводить мероприятия по снятию с контроля исполненных документов об истребовании документов о государственной регистрации актов гражданского состояния (запросы, поручения, ходатайства) с территорий иностранных государств;

          обеспечивать подготовку сводной отчетности (полугодовой, годовой)  об истребовании документов о государственной регистрации актов гражданского состояния и ее предоставление в Министерство юстиции Российской Федерации и его территориальные органы.

          Обязанности по оказанию консультативной и практической помощи территориальным  органам ЗАГС управления по применению действующего законодательства в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния:

          консультировать по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния, архивного делопроизводства;

          обеспечивать анализ качества составления территориальными органами ЗАГС управления дел о перемене имени, о внесении изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния и других документов, формируемых при предоставлении государственных услуг;

          оказывать практическую помощь территориальным органам ЗАГС управления по вопросам соблюдения семейного законодательства, в том числе с выездом в территориальные органы ЗАГС управления;

          обобщать материалы о работе территориальных органов ЗАГС управления по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния.

          Обязанности по участию в проведении мероприятий, направленных на повышение статуса семьи и брака и укрепление семейных ценностей:

            участвовать в проведении мероприятий, направленных на повышение статуса семьи и брака и укрепление семейных ценностей.

          Рассматривать обращения граждан и организаций по вопросам, отнесенным к компетенции управления:

          обеспечивать своевременное рассмотрение и подготовку ответов на поступившие обращения (заявления, жалобы, благодарности), в том числе с использованием ГИС СО « Обращения граждан» ;

          участвовать в приеме граждан по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

          осуществлять мониторинг и обеспечивать своевременное рассмотрение обращений граждан в социальных сетях (мобильная приемная Губернатора Самарской области, система « Инцидент менеджмент» ).

          Обязанности по взаимодействию с оператором ФГИС « ЕГР ЗАГС»   по вопросам ведения справочников и другим вопросам, относящимся к компетенции отдела;

          обеспечение мониторинга возникающих проблемных вопросов при работе территориальных органов ЗАГС в ФГИС « ЕГР ЗАГС» ;

          формирование заявок в службу технической поддержки системы;

          обеспечение подготовки писем в адрес оператора системы.

          Обязанности по оказанию информационно-правовой помощи гражданам по вопросам, отнесенным к компетенции отдела:

          участвовать в мероприятиях по вопросам оказания бесплатной правовой помощи, проводимых управлением;

          осуществлять консультирование по телефону по вопросам семейного законодательства.

          Обязанности по продвижению официального сайта управления и по работе в социальных сетях:

          осуществлять подготовку информационных материалов (контента) о деятельности управления, подведомственного управлению учреждения к размещению на официальном сайте управления в сети Интернет, в социальных сетях (в пределах компетенции);

          обеспечивать актуальность информации, размещенной на официальном сайте управления в сети Интернет (в пределах компетенции);

          вносить предложения по модернизации официального сайта управления в сети Интернет.

          Обязанности по обеспечению работы в платформе обратной связи « Госуслуги. Решаем вместе» (ПОС):

          обеспечивать ежедневный мониторинг поступления обращений    в управление;

          готовить предложения для проведения онлайн-опросов с использованием функционала ПОС по тематике деятельности управления и территориальных органов ЗАГС управления.

          Обязанности по проведению методической, аналитической работы и подготовке отчетных документов:

          осуществлять подготовку информационно-аналитических справок;

          участвовать в подготовке справочно-аналитических и методических материалов (отчеты, справки, информационные справки, устные сообщения и др. ).

          Обязанности по организации информационного сопровождения деятельности управления:

          готовить информационные и аналитические материалы, презентации, тезисы для выступлений руководителя управления, заместителя руководителя управления, начальника отдела ОД по ГРАГС в пределах компетенции;

          производить ежедневный мониторинг публикаций и сообщений об управлении, территориальных органах ЗАГС управления в СМИ (в том числе электронных), в сети Интернет с использованием веб-аналитики.

          Обязанности по участию в организации и проведении мероприятий по повышению квалификации руководителей и сотрудников территориальных органов ЗАГС управления, сотрудников многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - МФЦ):

          участвовать в организации и проведении мероприятий для руководителей и сотрудников территориальных органов ЗАГС управления в форме семинаров, лекций, дискуссий, деловых игр, « круглых столов» ;

Место работы - Отдел организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния управления ЗАГС Самарской области

Ведущая  группа должностей государственной гражданской службы Самарской области категории "специалисты"

Служащий должен обладать следующими умениями, исходя из специфики исполняемых должностных обязанностей:

умение мыслить стратегически (системно);

        умение эффективно планировать и рационально использовать свое рабочее время;

        коммуникативные умения;

        умение оперативно принимать решения в пределах своей компетенции;

        умение своевременно выявить и предупредить потенциально возможную проблемную ситуацию;

        умение учитывать этнокультурные, этноконфессиональные и этнопсихологические особенности поведения и общения, владение навыками межкультурной коммуникации;

        умение поддерживать комфортный морально-психологический климат в коллективе, создать такую обстановку, которая сможет помочь разрешению возникшего конфликта, способность минимизировать негативные последствия конфликтной ситуации;

          умение выполнять поставленные задачи                  в установленный срок;

          умение делиться с коллегами опытом, знаниями и эффективными практиками в процессе выполнения работ;

        умение устанавливать эффективное взаимодействие с коллегами внутри государственного органа, а также межведомственное взаимодействие;

        умение выступать перед большой аудиторией на совещаниях, семинарах и других мероприятиях;

        способность к ораторскому искусству, выстраивание эффективных коммуникаций с широкой целевой аудиторией при разных условиях взаимодействия.

          Наличие профессиональных умений:

          умение работать с разными источниками информации (включая расширенный поиск в сети Интернет);

          умение работать с разнородными данными (статистическими, аналитическими);

          умение работать с большим объемом информации, способность быстро переключаться с анализа одного материала на другой;

          умение отличать главную информацию от второстепенной;

          умение переводить информацию в единый формат;

          умение готовить служебные письма, пресс-релизы, комментарии, тексты выступлений;

          умение ясно, связно и логично излагать мысли без допущения грамматических, орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок.