Секретарь

Секретарь выполняет следующие обязанности:

1) согласовывает с директором временные планы;

2) согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, руководителями подразделений, сотрудниками и другими посетителями;

3) информирует директора о регламенте намеченных мероприятий;

4) предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий.

5) ведет базу телефонных контактов;

6) принимает поступающие в приемную телефонные звонки;

7) перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям директора, руководителям структурных подразделений и другим сотрудникам;

8) получает или передает необходимую информацию по телефону.

9) осуществляет организацию личного приема посетителей директором;

10) устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;

11) осуществляет организацию обслуживания рабочих встреч в кабинете директора;

12) выполняет сервировку чайного (кофейного) стола.

13) обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

14) осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечение канцелярскими товарами;

15) обеспечивает хранение и замену расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;

16) осуществляет обеспечение необходимыми гигиеническими товарами и продуктами питания;

17) следит за соблюдением чистоты и порядка в приемной и кабинете директора.

18)осуществляет подготовку документов к поездке сотрудников;

19) уточняет дату, должности, фамилии и другую необходимую информацию в программе командировки;

20) осуществляет заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения директора;

21) осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;

22) обрабатывает материалы командировки, оформляет отчет о командировке директора, а также осуществляет контроль за оформлением отчетов о командировке других сотрудников.

23) осуществляет документальное оформление решений директора;

24) доводит до сведения работников учреждения приказы директора;

25) координирует деятельность по исполнению решений директора;

26) ведет сроковый текущий и предупредительный контроль;

27) осуществляет проверку исполнения поручений директора в установленный срок;

28) предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений директора;

29) фиксирует исполнение поручений.

30) осуществляет разработку инструкции по делопроизводству и номенклатуру дел.

31) составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

32) осуществляет печать служебных документов и других материалов;

33) копирует служебные документы;

34) осуществляет контроль прохождения документов в учреждении (согласование, подписание, утверждение, исполнения документа и тд. ).

35) ведет журналы регистрации входящей, исходящей корреспонденции, а так же журналы регистрации приказов по основной деятельности;

36) отправляет корреспонденцию посредством почты России;

37) получает корреспонденцию через офисы почты России;

38) получает, предварительно рассматривает и сортирует поступающие в приемную документы;

39) осуществляет подготовку документов для рассмотрения директором;

40) ведет учет документов, поступающих на имя директора;

41) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

42) ведет информационно-справочную работу;

43) осуществляет контроль исполнения документов и поручений директора.

44) осуществляет разработку разделов номенклатуры дел;

45) формирует и оформляет дела постоянного, долговременного сроков;

46) осуществляет подготовку и передачу дел в архив.

47) осуществляет сбор и переработку информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

48) осуществляет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

49) представляет данные в едином и удобном для восприятия формате;

50) выявляет наиболее значимые критерии систематизации информации для создания баз данных;

51) формирует и использует базы данных в Филармонии.

52) информирует работников Филармонии о решениях директора;

53) осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами;

54) оповещает работников о предстоящих мероприятиях;

55) осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;

56) информирует директора об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

Исполняет иные поручения руководства в рамках выполнения своих трудовых функций.

Заблаговременно знакомится с расписанием концертов и ежедневно следит за возможными изменениями в них.

Не использует телефон и другие средства связи на репетиции и концерте.

знания основ делопроизводства, архивного дела, уверенный пользователь ПК, умение пользоваться оргтехникой. Работа с посетителями, телефонными звонками, корпоративной почтой; ведение внутренней документации учреждения; организация рабочего дня руководителя;