Секретарь
Вакансия "Секретарь"
Полная занятость, полный рабочий день
Ставропольский край
г. Ставрополь
Обязанности
Секретарь выполняет следующие обязанности:
1) согласовывает с директором временные планы;
2) согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, руководителями подразделений, сотрудниками и другими посетителями;
3) информирует директора о регламенте намеченных мероприятий;
4) предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий.
5) ведет базу телефонных контактов;
6) принимает поступающие в приемную телефонные звонки;
7) перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям директора, руководителям структурных подразделений и другим сотрудникам;
8) получает или передает необходимую информацию по телефону.
9) осуществляет организацию личного приема посетителей директором;
10) устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;
11) осуществляет организацию обслуживания рабочих встреч в кабинете директора;
12) выполняет сервировку чайного (кофейного) стола.
13) обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
14) осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечение канцелярскими товарами;
15) обеспечивает хранение и замену расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
16) осуществляет обеспечение необходимыми гигиеническими товарами и продуктами питания;
17) следит за соблюдением чистоты и порядка в приемной и кабинете директора.
18)осуществляет подготовку документов к поездке сотрудников;
19) уточняет дату, должности, фамилии и другую необходимую информацию в программе командировки;
20) осуществляет заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения директора;
21) осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;
22) обрабатывает материалы командировки, оформляет отчет о командировке директора, а также осуществляет контроль за оформлением отчетов о командировке других сотрудников.
23) осуществляет документальное оформление решений директора;
24) доводит до сведения работников учреждения приказы директора;
25) координирует деятельность по исполнению решений директора;
26) ведет сроковый текущий и предупредительный контроль;
27) осуществляет проверку исполнения поручений директора в установленный срок;
28) предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений директора;
29) фиксирует исполнение поручений.
30) осуществляет разработку инструкции по делопроизводству и номенклатуру дел.
31) составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
32) осуществляет печать служебных документов и других материалов;
33) копирует служебные документы;
34) осуществляет контроль прохождения документов в учреждении (согласование, подписание, утверждение, исполнения документа и тд. ).
35) ведет журналы регистрации входящей, исходящей корреспонденции, а так же журналы регистрации приказов по основной деятельности;
36) отправляет корреспонденцию посредством почты России;
37) получает корреспонденцию через офисы почты России;
38) получает, предварительно рассматривает и сортирует поступающие в приемную документы;
39) осуществляет подготовку документов для рассмотрения директором;
40) ведет учет документов, поступающих на имя директора;
41) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
42) ведет информационно-справочную работу;
43) осуществляет контроль исполнения документов и поручений директора.
44) осуществляет разработку разделов номенклатуры дел;
45) формирует и оформляет дела постоянного, долговременного сроков;
46) осуществляет подготовку и передачу дел в архив.
47) осуществляет сбор и переработку информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;
48) осуществляет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
49) представляет данные в едином и удобном для восприятия формате;
50) выявляет наиболее значимые критерии систематизации информации для создания баз данных;
51) формирует и использует базы данных в Филармонии.
52) информирует работников Филармонии о решениях директора;
53) осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами;
54) оповещает работников о предстоящих мероприятиях;
55) осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;
56) информирует директора об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.
Исполняет иные поручения руководства в рамках выполнения своих трудовых функций.
Заблаговременно знакомится с расписанием концертов и ежедневно следит за возможными изменениями в них.
Не использует телефон и другие средства связи на репетиции и концерте.
Общие требования
знания основ делопроизводства, архивного дела, уверенный пользователь ПК, умение пользоваться оргтехникой. Работа с посетителями, телефонными звонками, корпоративной почтой; ведение внутренней документации учреждения; организация рабочего дня руководителя;
Требования к образованию
Опыт работы
Похожие вакансии
ГАУ "ЦСПСИД Г.КРАСНОУФИМСКА И КРАСНОУФИМСКОГО РАЙОНА"