Вакансии на JobSense
Вакансия не актуальна и перемещена в архив

Секретарь

от 15 279 до 20 000 руб.

Вакансия "Секретарь"
Полная занятость, полный рабочий день

Опубликовано 13 июля 2022 года
Обновлено 13 июля 2022 года
Работодатель
ГБУК СК "КРАЕВАЯ ФИЛАРМОНИЯ"
Место работы
Ставропольский край, г. Ставрополь, К. Маркса проспект, дом: 61;
Ставропольский край

г. Ставрополь

Обязанности

Секретарь выполняет следующие обязанности:

1) согласовывает с директором временные планы;

2) согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, руководителями подразделений, сотрудниками и другими посетителями;

3) информирует директора о регламенте намеченных мероприятий;

4) предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий.

5) ведет базу телефонных контактов;

6) принимает поступающие в приемную телефонные звонки;

7) перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям директора, руководителям структурных подразделений и другим сотрудникам;

8) получает или передает необходимую информацию по телефону.

9) осуществляет организацию личного приема посетителей директором;

10) устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;

11) осуществляет организацию обслуживания рабочих встреч в кабинете директора;

12) выполняет сервировку чайного (кофейного) стола.

13) обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

14) осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечение канцелярскими товарами;

15) обеспечивает хранение и замену расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;

16) осуществляет обеспечение необходимыми гигиеническими товарами и продуктами питания;

17) следит за соблюдением чистоты и порядка в приемной и кабинете директора.

18)осуществляет подготовку документов к поездке сотрудников;

19) уточняет дату, должности, фамилии и другую необходимую информацию в программе командировки;

20) осуществляет заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения директора;

21) осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;

22) обрабатывает материалы командировки, оформляет отчет о командировке директора, а также осуществляет контроль за оформлением отчетов о командировке других сотрудников.

23) осуществляет документальное оформление решений директора;

24) доводит до сведения работников учреждения приказы директора;

25) координирует деятельность по исполнению решений директора;

26) ведет сроковый текущий и предупредительный контроль;

27) осуществляет проверку исполнения поручений директора в установленный срок;

28) предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений директора;

29) фиксирует исполнение поручений.

30) осуществляет разработку инструкции по делопроизводству и номенклатуру дел.

31) составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

32) осуществляет печать служебных документов и других материалов;

33) копирует служебные документы;

34) осуществляет контроль прохождения документов в учреждении (согласование, подписание, утверждение, исполнения документа и тд. ).

35) ведет журналы регистрации входящей, исходящей корреспонденции, а так же журналы регистрации приказов по основной деятельности;

36) отправляет корреспонденцию посредством почты России;

37) получает корреспонденцию через офисы почты России;

38) получает, предварительно рассматривает и сортирует поступающие в приемную документы;

39) осуществляет подготовку документов для рассмотрения директором;

40) ведет учет документов, поступающих на имя директора;

41) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

42) ведет информационно-справочную работу;

43) осуществляет контроль исполнения документов и поручений директора.

44) осуществляет разработку разделов номенклатуры дел;

45) формирует и оформляет дела постоянного, долговременного сроков;

46) осуществляет подготовку и передачу дел в архив.

47) осуществляет сбор и переработку информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

48) осуществляет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

49) представляет данные в едином и удобном для восприятия формате;

50) выявляет наиболее значимые критерии систематизации информации для создания баз данных;

51) формирует и использует базы данных в Филармонии.

52) информирует работников Филармонии о решениях директора;

53) осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами;

54) оповещает работников о предстоящих мероприятиях;

55) осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;

56) информирует директора об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

Исполняет иные поручения руководства в рамках выполнения своих трудовых функций.

Заблаговременно знакомится с расписанием концертов и ежедневно следит за возможными изменениями в них.

Не использует телефон и другие средства связи на репетиции и концерте.


Общие требования

знания основ делопроизводства, архивного дела, уверенный пользователь ПК, умение пользоваться оргтехникой. Работа с посетителями, телефонными звонками, корпоративной почтой; ведение внутренней документации учреждения; организация рабочего дня руководителя;


Требования к образованию

Среднее профессиональное

Опыт работы

Не менее 3 лет


Загрузка...

Похожие вакансии

СЕКРЕТАРЬ
г. Артемовский
МАОУ ДО №24 "ДХШ"
22 129 – 23 000 руб.
Секретарь- машинистка
Краснодарский край
МБОУ СОШ №12
16 242 – 25 000 руб.
Офис-менеджер
25 000 – 35 000 руб.
Секретарь-машинистка
г. Лукоянов
Работодатель не указан
16 000 руб.
Секретарь
Забайкальский край
МКУ "СЛУЖБА МТО"
13 000 – 15 000 руб.
Секретарь
г. Ярославль
ООО "КОНСТРУКТИВ"
16 000 – 19 000 руб.
Секретарь-машинистка
г. Набережные Челны
ГАУЗ "РЦПБ СПИД И ИЗ МЗ РТ"
от 19 000 руб.
Секретарь
г. Ижевск
КОУ УР "РЦОМ"
от 25 000 руб.

Работодатель

ГБУК СК "КРАЕВАЯ ФИЛАРМОНИЯ"

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ КУЛЬТУРЫ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ "СТАВРОПОЛЬСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ФИЛАРМОНИЯ"
158 голосов
Дата регистрации
17 мая 1995 года
Юридический адрес
355006, Ставропольский край, г. Ставрополь, пр-кт К. Маркса, д. 61
Директор
Куракина Юлия Константиновна
с 20 марта 2023 года
ОГРН 1022601968553
ИНН 2636021546
КПП 263601001
Полная информация по компании-работодателю