Помощник министра, делопроизводитель

организация приема граждан министром социального развития Кировской области (далее – министр) и заместителями министра;

участие в подготовке информационных справок по сфере, в подготовке докладов министра;

своевременное информирование секретариата Губернатора и аппарата первого заместителя Председателя Правительства области, курирующего деятельность министерства, о командировках министра за пределы Кировской области, рабочих поездках по области;

ежедневный просмотр базы « СЭД. Задачи» и распечатка документов, поступивших только в электронном виде, а также вкладывание в карточки файлы с документом и приложениями, за исключением документов с грифом « ДСП» и документов, содержащих персональные данные;

контроль за выполнением поручений Губернатора, заместителей Председателя Правительства области, министра социального развития Кировской области и его заместителей, приказов и распоряжений министра, контрольной входящей документации;

контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, проверка правильности составления и оформления исходящих документов;

своевременный прием, регистрация и передача по назначению входящей и отправка исходящей корреспонденции, в том числе поступившей через средства электронной связи и по системе межведомственного электронного документооборота, сканирование и вкладывание входящей и исходящей документации с электронным образом подписанного и зарегистрированного документа в формате PDF;

надлежащее хранение документов, в том числе с грифом « Для служебного пользования» ;

разработка и составление сводной номенклатуры дел министерства;

осуществление работы по отбору, упорядочению, комплектованию, использованию, сохранности передаваемых в архив на государственное хранение документов;

формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, подготовка законченных делопроизводством дел на хранение в архив;

подготовка актов на уничтожение, уничтожение отобранных документов и проставление отметки о списании в учетных формах;

взаимодействие и работа с архивом, подготовка необходимой документации по обработке и хранению документов, образующихся в деятельности министерства;

учет, использование и хранение в министерстве гербовых номерных бланков Правительства Кировской области, составление актов об их списании;

прием корреспонденции, обработка исходящих писем, отправление заказных писем и бандеролей, составление описей;

заверение копий документов в соответствии с требованиями делопроизводства;

проведение телефонных переговоров министра, а в случае отсутствия министра запись полученной информации и доведение до его сведения;

ведение журналов регистрации распорядительных документов

по основной деятельности, в том числе в электронном виде;

составление отчетов, справок, сводов по результатам контроля за исполнением документов;

участие в проведении совещаний, семинаров, заседаний, консультаций для органов местного самоуправления, представителей организаций, учреждений и иных заинтересованных лиц по вопросам компетенции управления

самостоятельность в рамках поставленной задачи,

грамотная устная и письменная речь,

навыки организаторской работы,

ответственность,

работа в режиме многозадачности

свободное владение компьютером (MS office, совместные документы на яндекс-диске, электронное взаимодействие)