Документовед

Документовед обязан:

• 1. Осуществлять контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству и архивному делу, локальных нормативных актов.
• 2. Оформлять, вести журналы учёта, обеспечивать их сохранность. 3. Своевременно докладывать поступившие документы на рассмотрение начальнику филиала - 38 отряда (лицу, его замещающему). Контролировать соблюдение сроков исполнения.
• 4. Проверять наличие и полноту отметок об исполнении поручений начальника филиала - 38 отряда (лица, его замещающего) в резолюциях к документам, наличие виз согласования.
• 5. Проводить ознакомление работников, вновь принимаемых на работу, с локальными нормативными актами и документами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, а также работников филиала - 38 отряда - за период их временного отсутствия.
• 6. Своевременно на основании доверенности получать, отправлять корреспонденцию филиала - 38 отряда. Контролировать получение адресатами ценных писем, бандеролей, отправлений ускоренной доставки.
• 7. Осуществлять контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан.
• 8. Принимать участие в подготовке приказов, распоряжений, документов, образующихся в деятельности филиала - 38 отряда, и в планировании работы филиала - 38 отряда.
• 9. Работать в системе электронного документооборота по обмену документами с главным управлением Учреждения.
• 10. Создавать электронный архив филиала - 38 отряда. Сканировать документы. Вносить изменения, дополнения к документам в их учетные данные.
• 11. Своевременно составлять отчетность по линии делопроизводства.
• 12. Вести протоколы служебных совещаний. Осуществлять контроль за исполнением принятых на них решений и проставлением отметок об исполнении.
• 13. Осуществлять учёт, контроль выдачи и возврата регистрационных, учредительных документов филиала - 38 отряда. Обеспечивать сохранность.
• 14. Участвовать в согласовании договора на оказание услуг почтовой связи.
• 15. Формировать, оформлять дела текущего делопроизводства и архивного хранения, составлять описи, обеспечивать правильное хранение дел, учет и использование архивных документов филиала - 38 отряда.
• 16. Осуществлять контроль за соблюдением работниками номенклатуры дел филиала - 38 отряда.
• 17. В установленные сроки качественно проводить открытие, закрытие делопроизводства, оформлять документально, согласно установленным требованиям.
• 18. По поручению начальника филиала - 38 отряда, в пределах своей компетенции, проверять оформление, состояние книг и журналов, рабочих тетрадей для учета исходящих и входящих документов, ведущихся в комендатурах.
• 19. Подготавливать предложения по работе с документами для доведения на планируемых филиалом - 38 отрядом учебно-методических сборах.
• 20. Принимать участие в проведении мероприятий по ГО и защите от чрезвычайных ситуаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и иными нормативными актами Российской Федерации.
• 21. Исполнять другие обязанности, возложенные на него ведомственными правовыми актами, приказами (указаниями, распоряжениями) руководства главного управления Учреждения и филиала - 38 отряда.

22. Соблюдать:

• - правила внутреннего трудового распорядка филиала - 38 отряда и трудовую дисциплину;
• - положения, предусмотренные Кодексом этики и служебного поведения работников ведомственной охраны Министерства финансов Российской Федерации, в соответствии с добровольно принятыми на себя обязательствами;
• - требования охраны труда и пожарной безопасности.