Делопроизводитель Управление делами

• Планирование рабочего дня руководителя (Члена Правления, заместителя Председателя, руководителя обслуживаемого структурного подразделения).
• Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее назначенным исполнителям.
• Ведение делопроизводства в системе электронного документооборота, выполнение различных операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации.
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
• Проверка своевременности рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.
• Подготовка к отправке исходящей корреспонденции структурного подразделения (оформление конвертов, составление реестра отправляемой корреспонденции).
• Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной по приемно-переговорным устройствам информации, своевременное доведение ее до сведения руководителя.
• Составление и поддержка в актуальном состоянии телефонного справочника лиц, с которыми руководитель поддерживает регулярные контакты.
• Составление писем, запросов, других документов по поручению руководителя.
• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
• Контроль соблюдения работниками Ассоциации « НП Совет рынка» , подчиненными руководителю, установленных сроков выполнения указаний и поручений.
• Еженедельно предоставление управляющему делами и заместителю управляющего делами сводной информации по исполнению руководителем документов и поручений Председателя Правления Ассоциации « НП Совет рынка» в рамках подготовки сводной справки об исполнительской дисциплине в Ассоциации « НП Совет рынка".
• Обеспечение работников курируемых структурных подразделений необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• Участие в составлении номенклатуры дел курируемого структурного подразделения.
• Участие в формировании дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, в обеспечении их сохранности и в передаче документов в архив в установленные сроки.
• Подготовка командировок руководителя и работников курируемого структурного подразделения.
• Выполнение поручений, указаний и заданий заместителя управляющего делами, управляющего делами и Члена Правления, курирующего Управление делами.

Делопроизводитель должен обладать следующими профессиональными знаниями и навыками:

• Высоким уровнем знаний в области законодательства Российской Федерации о делопроизводстве;
• Знанием принципов делопроизводства и архивного дела;
• Владения персональным компьютером и оргтехникой на уровне пользователя;
• Знанием систем электронного документооборота на уровне пользователя;
• Знанием норм делового этикета.