Ведущий документовед

1)      обеспечивает приём и регулирование потока посетителей в приемной, осуществляет прием телефонных звонков, телефонограмм,

2)      формирует планы работы руководителя на неделю, на основании его предложений, с включением информации юбилейных, памятных и праздничных дат, поддерживает его в актуальном состоянии

3)      обеспечивает организацию совещаний, рабочих встреч руководителя в соответствии с планом работы

4)      обеспечивает наполнение базы данных Microsoft Outlook текущей информацией;

5)      актуализирует телефонные справочники работников Администрации города Глазова, организаций города Глазова, в том числе муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий города Глазова

6)      организовывает прием документов, проверку их комплектности, соответствие их реквизитов, регистрирует и обрабатывает входящие документы, а также регистрирует и обрабатывает исходящие документы с использованием системы электронного документооборота

7)      направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя

8)      обеспечивает ведение протоколов на совещаниях, рабочих встречах, аппаратных совещаниях, за исключением заседаний  комиссий, в состав которых входят секретари, осуществляющие функции по ведению протоколов;

9)      формирует и ведет полнотекстовые базы данных поручений руководителя, в том числе данных на совещаниях, рабочих встречах, аппаратных совещаниях

10)  формирует отчет по расходам руководителя, совершенным им в связи со служебной деятельностью

11)   готовит проект ответа на обращения граждан, юридических лиц, запросов(обращений) представительных органов муниципальных образований, депутатских запросов, по вопросам, входящим в компетенцию отдела

12)  принимает участие в проведении мероприятий, проводимых по поручению руководителя, мероприятий общегородского значения, республиканского значения, торжественных мероприятий, официальных мероприятий, активов, форумов, организации обслуживания официальных делегаций, проводимых на территории города Глазова

организовывает проживание и проезд руководителя до места служебной командировки, в том числе бронирование гостиниц, отелей, хостелов, приобретение авиабилетов, железнодорожных билетов, оформление командировочных расходов