Ведущий специалист группы документационного обеспечения

Осуществляет работу по организационно-техническому и материально-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

Проверяет оформление ОРД (приказы, распоряжения) и протоколов на соответствие нормативно-методическим документам, с последующей регистрацией и распределением поручений, ответственным за исполнение данных документов.

Принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

Регистрирует исходящую документацию в программе электронного документооборота путем заполнения электронной карточки, сканирования документов, присоединения электронных файлов.

Занимается организацией командировок руководителя: готовит проекты служебного задания руководителя, готовит проекты приказов о служебной командировке, выписывает командировочные удостоверения и  регистрирует их, заказывает билеты, гостиницы, занимается транспортным обеспечением руководителя, готовит документы к поездке руководителя, обрабатывает материалы командировки, оформляет отчет о командировке.

Участвует в организации и сопровождении протокольных мероприятий.

Организует телефонные переговоры руководителя, запись обращений и доведение до его сведения информации.

Организация приема посетителей, встреч и мероприятий.

Регистрация личного приема встреч руководителя с работниками ПО.

Взаимодействует со службами протокола сторонних организаций (партнеров, органов власти и пр. структур) в части организации встреч, визитов, совещаний, установления взаимовыгодных отношений.

Оказывает помощь руководителю в планировании рабочего времени: согласовывает с руководителем временные планы; согласовывает  телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками; информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий.

Контролирует выполнение выданных директору ПО поручений Филиала, Правления Общества и Совета директоров Общества, формирует и предоставляет отчеты об исполнении поручений в указанный срок.

Осуществляет контроль за исполнением работниками ПО приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения поручений директора взятых на контроль.

Формирует и предоставляет отчеты руководителю об исполнении поручений.

Подготавливает и своевременно предоставляет информационные материалы директору (доклады, презентации, и т. п. )

Выполняет поручения руководства и решения, принятые органами управления Общества.

Осуществляет оперативный поиск необходимой информации по запросу директора ПО.

Осуществляет формирование дел (приказы и распоряжения директора ПО), подлежащих сдаче в архив.

Организует и поддерживает функциональное рабочее пространство приемной и кабинета руководителя:

контролирует обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, обеспечивает канцелярскими принадлежностями, контролирует оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой, организует  оборудование приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечивает канцелярскими товарами, обеспечивает хранение и замену расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой.