Заведующий канцелярией

Документационное обеспечение деятельности Филиала:

• организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности подразделений Филиала по вопросам делопроизводства;

• регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие подразделения документов;

• обеспечение учета и сохранности несекретных документов и с грифом «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»;

• обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, контроль доставки ее по назначению;

• осуществление заверения печатью подлинности сведений в документах, хранение главной печати Филиала;

• своевременная обработка задач в ЕСОДО;

• контроль качества документов.

Организация информационно-справочного информирования работников:

• контроль за своевременностью рассылки информационных писем;

• организация получения и отправки документов посредством ФГУП «Почта России», по электронной почте, факсимильной связи, защищенной деловой почте (VipNet)

• запрос документов в вышестоящих организациях, уточнение информации по документации у корреспондентов.

Ведение номенклатуры дел филиала:

• формирование дел и ведение их учета;

• составление номенклатуры дел Филиала с учетом действующих нормативно-методических документов;

• своевременная корректировка номенклатуры дел в соответствии с организационной структурой Филиала в ЕОСДО.

Обеспечение архивации документов в рамках делопроизводства:

• организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности подразделений Филиала по вопросам архивного дела;

• формирование дел на оперативное хранение

Функции руководителя подразделения:

• планирование, организация и анализ деятельности подразделения;

• организация и контроль выполнения работниками подразделения должностных инструкций;

• визирование документов, выпускаемых подразделением;

• Опыт руководящей работы не менее 3 лет в области документационного обеспечения

• Высшее образование

• Знание специального программного обеспечения (Программные продукты Microsoft Office; LibreOffice; ЕОСДО; СЭД; ViPNet)