Офис-менеджер

Ведение документооборота (регистрация, ведение учета, хранение входящей, исходящей корреспонденции, архивирование документов, направление документов руководителю, сотрудникам компании, формирование писем, служебных записок, запросов, иных документов, относящихся к деятельности компании)

Внесение всей информации в базу данных Регистрация в СЭД (Отправляемые и внутренние документы

Организация контроля за надлежащим и своевременным их исполнением)

Регистрация в программе 1С: Документооборот

Ведение кадровой работы (оформление работников, табеля УРВ, отпусков)

Подготовка заседаний, совещаний при участии Руководителя

Протоколирование совещаний, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня, проведение материального, технического обеспечения

Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами, иными установленными ТМЦ, используемыми в деятельности компании

Проведение их приема, учета, передачи и хранения

Организация встреч, командировок Руководителя и сотрудников компании

Заказ Авиа и Ж/д билетов на транспорт, аренда жилых помещений, бронирование гостиниц

Подготовка и отправка почтовой корреспонденции (Экспресс-почта, Почта России)

Отправка сообщений электронной почтой

Прием посетителей

Получение первичной информации о посетителях

Выполнение служебных поручений в пределах своей компетенции

Знание:

государственных стандартов по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов

организации делопроизводства, схемы документооборота

офисных программ - MS Office, Microsoft Outlook, Microsoft Excel, 1С 8-Документооборот, MS Visio и PowerPoint

бизнес-этикета, правил делового общения, субординации, правил ведения телефонных переговоров

Умение работать с офисной оргтехникой

Умение работать в режиме многозадачности

Грамотная устная и письменная речь

Высокая степень ответственности, пунктуальность, исполнительность, коммуникабельность, находчивость

Высшее образование

Опыт работы в аналогичных должностях от одного года