Административный ассистент бизнес-подразделения

ITMS Россия (ex. БАТ Россия) ищет Административного ассистента бизнес-подразделения

ФУНКЦИЯ: Отдел торгового маркетинга

На данной позиции вы будете отвечать за документооборот, тактическое и оперативное планирование деятельности юнита, бюджетирование, отчетность и курирование работы ассистентов региональных офисов

ЧЕМ ВЫ БУДЕТЕ ЗАНИМАТЬСЯ

• Работать с первичной бухгалтерской документацией – составлять и согласовывать договоры, дополнительные соглашения, закрывающие документы и т. д.
• Координировать планирование бюджета на уровне юнита и контролировать выполнение планов
• Помогать финансовому ассистенту оптимизировать процесс документооборота
• Координировать деятельность ассистентов региональных и территориальных команд
• Оказывать административную поддержку бизнес-подразделению
• Готовить презентации и отчеты по бизнес-показателям
• Взаимодействовать с бухгалтерией, отделом по охране труда и юридическим отделом, и лидировать в нескольких направлениях работы на уровне бизнес-юнита
• Организовывать внутренние встречи, мероприятия и оказывать административно-хозяйственную поддержку офису
• Планировать бизнес-поездки сотрудников бизнес-подразделения в рамках ежегодного и ежеквартального пересмотров бюджета (coplan / QPR)
• Осуществлять, координировать и контролировать подготовку к аудитам
• Организовывать и оказывать содействие линейным руководителям сотрудников в своевременном проведении инструктажей по охране труда и пожарной безопасности сотрудникам бизнес-подразделения с внесением записей в соответствующие журналы на уровне бизнес-подразделения.
• Осуществлять ввод данных по поставщикам (Master Data), создание заказов на покупку, контроль и обеспечение своевременного получения закрывающих документов от поставщиков (актов сдачи-приемки услуг и счетов-фактур), мониторинг оплат и координацию действий Административных ассистентов

ЭТА РОЛЬ ДЛЯ ВАС, ЕСЛИ

Вы умеете работать с документами и базами данных, можете успешно координировать работу других и приоритизировать большой объём задач

МЫ ОЖИДАЕМ

• Законченное высшее образование
• Хорошее владение MS Excel – опыт работы со сводными таблицами и большим объемом данных
• Знание основ бухгалтерского учета в области расчетов с поставщиками и подотчётными лицами
• Начальные знания работы 1С – формирование отчётов, запросов, занесение информации в систему
• Хорошее знание английского языка будет преимуществом
• Ответственность, коммуникабельность, проактивный подход к обязанностям, умение работать в режиме многозадачности, внимательность к деталям