Старший специалист Административный отдел
Вакансия "Старший специалист Административный отдел"
Полная занятость, ненормированный рабочий день
г. Москва
Обязанности
· Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства, внутреннего и внешнего документооборота (электронного и на бумажных носителях), своевременное сканирование документов и обновление системы управления документами, ведение электронной базы клиентских документов включая Директум;
· Формирование выписок для клиентов и контроль над их своевременной отправкой по почте или электронным образом:
· Отправка, приём, сортировка, учёт и регистрация входящей и исходящей корреспонденции/документации, включая обработку документов на ЦБ портале;
· Мониторинг и своевременная оплата административных счетов, а также счетов, связанных с возмещением расходов; взаимодействие с бухгалтерией по поводу своевременной оплаты счетов, циркуляция счетов для одобрения Руководством;
· Поддержка по запросам на представительские расходы, по командировкам, подготовка отчетов по представительским расходам и командировкам, другим возмещениям, ведение соответствующей базы;
· Внутренняя доставка входящей корреспонденции до руководства банка и соответствующих структурных подразделений, проверка правильности оформления исходящей корреспонденции и отправка её адресатам;
· Комплектование, хранение, учёт и использование архивных документов, в том числе на внешних ресурсах;
· Соблюдение установленного порядка работы со штампами, печатями банка, хранения ключей, ведение внутренних административных регистров учета;
· Мониторинг внешнего состояния офиса, отсутствия проблемных участков, связанных с техническим состоянием офиса;
· Поддержка офиса (заказ канцелярских принадлежностей, бланков визиток, воды, пр) обеспечение клиентской зоны и основного офиса бумагой, водой, чаем, молоком, и т. д. на ежедневной основе в начале рабочего дня;
· Прием телефонных звонков и посетителей;
· Заказ пропусков для посетителей, автомобилей на гостевую парковку;
· Административная поддержка сотрудникам при организации локальных и международных деловых поездок (ответы на запросы, планирование встреч, бронирование авиаперелетов и отелей, ведение переговоров по условиям, логистике, визовая поддержка пр);
· Административная поддержка сотрудникам, участвующим в мероприятиях, проводимых в России и за рубежом (участие, организация встреч, логистика, бронирование авиабилетов и отелей);
· Поддержка Начальнику Административного отдела и команде Административного отдела;
Общие требования
Стаж работы в соответствующей области; высшее образование в соответствующей области и знание основных действующих нормативно-правовых актов, регулирующих банковскую деятельность в Российской Федерации, инструкций и иных руководящих документов Банка средств вычислительной техники, коммуникаций и связи; знание технологий, используемых для автоматизации бизнес-процессов в Банке.
Требования к образованию
Опыт работы
Похожие вакансии
МУ ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ
АО "ГАЗПРОМ ГАЗОРАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЛЕНИНГРАДСКАЯ ОБЛАСТЬ"
ОМВД РОССИИ ПО ЕЛИЗОВСКОМУ РАЙОНУ
ООО МКК "ПЕНСИОННАЯ КВ ДЕНЬГИ"