Главный специалист группы по работе с документацией отдела капитального строительства

• Обеспечивает на уровне современных требований ведение делопроизводства в обществе;
• осуществляет связь с почтовым отделением, оформляет соответсвующую документацию;
• устанавливает связь между входящей и исходящей документацией;
• осуществляет регистацию и рассылку внутренних документов Общества;
• знакомит ответственных лиц с приказами и распоряжениями в соответствии с Инструкцией.

Временно, на период отсутствия основного работника

Заключает договоры подряда и дополнительные соглашения к ним на строительно-монтажные работы: подготовка проекта договора, заполнение приложений, подготовка сопутствующей документации, сбор учредительных документов, согласование в программе со структурными подразделениями Общества.

Осуществляет анализ исполнения Договоров, сбор и направление необходимы документов об исполнении Договоров структурным подразделениям по предоставлению запроса.

Инициирует внесения изменений в Договоры.

Выставляет на согласование оплаты подрядным организациям счета за выполненные строительно-монтажные работы по объектам.

Выполняет поручения непосредственного руководителя группы по работе с документацией ОКСиИ, начальника ОКСиИ, связанные с производственной деятельностью Общества.

В пределах своей компетенции сообщает своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносит предложения по их устранению.

Не допускает преднамеренного и непреднамеренного разглашения и утери информации, составляющей коммерческую тайну Общества, иной конфиденциальной информации Общества и персональных данных.

Соблюдает режим коммерческой тайны, установленный в Обществе.

Осуществляет сбор, учет и хранение оперативной и статистической информации о выполнении работ.

Разрабатывает и своевременно актуализирует локальные нормативные акты и распорядительные документы, регламентирующие деятельность организации в области строительства.

Подготавливает организационно-распорядительные документы по направлению деятельности.

Контролирует своевременное исполнение задач посредством программы Автоматизированной системы документационного обеспечения бизнеса (далее - АСДОБ).

Отслеживает выполнение задач, назначенных с контрольным сроком. Формирует рассылки посредством рабочей почты о необходимости исполнения назначенных задач.

Формирует список неисполненных задач еженедельно каждую пятницу и предоставляет руководителю группы обеспечения управления ОКСиИ