Делопроизводитель

-организует перенаправление телефонных звонков руководству и работникам Управления;

-осуществляет регистрацию поступающих телефонных звонков;

-получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону;

- встречает посетителей, получает первичную информацию о посетителях и оказывает помощь в организации их приема работниками Управления;

-содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

- организует прием и передачу документов директору и работникам Управления;

- осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;

-организует предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и не регистрируемые;

- подготавливает входящие документы для рассмотрения директором Управления;

- регистрирует входящие документы;

- организует доставки документов исполнителям;

- осуществляет ведение базы данных документов Управления;

- организует ведение информационно-справочной работы;

- обрабатывает и отправляет исходящие документы;

- организует регистрацию, учет, хранение и передача в соответствующие отделы, работникам Управления документов текущего делопроизводства;

- контролирует исполнение документов в Управлении;

- осуществляет разработку номенклатуры дел Управления;

- проверяет правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

- осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

- формирует номенклатурные дела;

- контролирует правильное и своевременное распределение и подшивку документов в номенклатурные дела;

- осуществляет проверку сроков хранения документов, организует составление протокола работы Экспертной комиссии Управления по подготовке документов к хранению, составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- составляет внутренние описи номенклатурных дел особо ценных документов;

- оформляет номенклатурные дела постоянного, долговременного сроков хранения;

- оформляет обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

- составляет описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;

- организует передача номенклатурных дел на длительное хранение в архив Управления.

- выполняет распоряжения начальника Отдела Управления в рамках своей компетенции;

- своевременно информирует начальника Отдела обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции;

- взаимодействует с представителями сторонних организаций по вопросам, входящим в его компетенцию;

- участвует в заседании комиссий, созданных в рамках осуществления деятельности Управления;

- поддерживает уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

- бережет собственность работодателя, в том числе предоставленную ему для исполнения должностных обязанностей;

- соблюдает правила и нормы охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты и производственной санитарии;

- соблюдает нормы профессиональной этики, правила делового поведения и общения с работниками Управления.

Знания:

-нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, определяющие порядок документационного обеспечения Управления;

-структуры Управления, Отделов Управления;

- современных информационных технологий работы с документами;

- порядка работы с документами;

-схем документооборота;

- правил работы с входящими, исходящими и внутренними документами Управления;

- правил организации и формы контроля исполнения документов в Управлении;

- типовых сроков исполнения документов;

- правил документационного обеспечения деятельности Упралвения;

- видов документов, их назначений;

- требований, предъявляемых к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;

- правил составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;

- правил создания и ведения баз данных служебных документов в организации, систем электронного документооборота;

- правил и сроков отправки исходящих документов;

- требований охраны труда;

- видов номенклатур, общих требований к номенклатуре, методик ее составления и оформления;

- правил согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и Экспертной комиссией;

- порядка формирования и оформления номенклатурных дел, специфики формирования отдельных категорий номенклатурных дел;

- правил хранения номенклатурных дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

- правил выдачи и использования документов из сформированных номенклатурных дел;

- критериев разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;

- порядка использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;

- порядка создания, организации и документирования работы Экспертной комиссии Управления;

- правил составления и утверждения протоколов работы Экспертной комиссии Управления;

- правил составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;

- правил технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;

- правил составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

- правил передачи дел в архив Управления;

- правил взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

- этики делового общения;

- правил речевого этикета;

-правил защиты конфиденциальной служебной информации;

- правил организации приема посетителей Управления;

- правил делового общения.