Секретарь приёмной

Проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

2. 2. Получает необходимые начальнику Управления финансов сведения от отделов или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

2. 3. Организует проведение телефонных переговоров начальника Управления финансов, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание, передаёт и принимает информацию по приёмно – переговорным устройствам (телекс, телефакс и др. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2. 4. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2. 5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником Управления финансов (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведёт и оформляет протоколы.

2. 6. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2. 7. Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.

2. 8. Принимает поступающую на имя начальника Управления финансов корреспонденцию, осуществляет её регистрацию и передаёт её после рассмотрения начальника Управления финансов в отделы управления или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

2. 9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

2. 10. Принимает документы на подпись начальнику Управления финансов.

2. 11. Выполняет отдельные служебные поручения начальника Управления финансов.

2. 12. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2. 13. Занимается подготовкой и оформлением служебных писем к отправке.

Желательно иметь образование делопроизводителя или стаж работы в данной сфере 3-5 лет. Коммуникабельность, дисциплинированность.