Секретарь руководителя

•    использование системы электронного документооборота «Директум»;

•    осуществление работы на персональных компьютерах, с текстовыми редакторами, электронными таблицами, электронной почтой и браузерами, мультимедийным оборудованием и иных электронно-цифровых устройствах, в том числе предназначенных для передачи информации;

•    знание и соблюдение установленных требований по обработке и защите персональных данных;

•    соблюдение конфиденциальности обрабатываемых персональных данных;

•    соблюдение конфиденциальности сведений, связанных с профессиональной, служебной, коммерческой деятельностью, сведений о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, сведений, составляющих тайну следствия и судопроизводства получаемых от руководителя или иным путем, разглашение которых может повлечь коммерческий ущерб или ущерб имиджа Университета и Филиала;

•    выполнение требований документированных процедур в частности: Инструкция по делопроизводству, Управление документацией, Управление записями;

•    осуществление работы по подготовке заседаний или совещаний, проводимых директором Филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация);

•    стенографирование текстов подготавливаемых директором Филиала приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на компьютерной технике или вводом информации в банк данных;

•    осуществление делопроизводства;

•    прием поступающей на имя директора Филиала корреспонденции, осуществление ее систематизации в соответствии с принятым в Филиале порядком и передавать после ее рассмотрения директором Филиала в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

•    осуществление почтовых отправлений;

•    ведение номенклатуры дел (вносить изменения, составление и утверждение номенклатуры на следующий календарный год, оформлять папки).

•    организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;

•    прием  и   регистристрация   поступивших    на   хранение    от    структурных подразделений Филиала документов;

•    в соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

•    ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска;

•    контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдения в помещении архива условий, необходимых для их сохранности;

•    выдача в соответствии с поступившими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документации архива, подготовка данных для составления отчетности о работе архива.

Знать:

- основы делопроизводства;

-  стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

-   нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела;

-   порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;  

-   порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.