Секретарь руководителя

Секретарь руководителя

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора .
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимает документы и личные заявления на подпись директора.
•   Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
• Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

• Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.