Секретарь

o   Протоколирование заседаний у генерального директора, электронная рассылка протоколов;

Автоматизированная регистрация, учет документов:

- организационно-распорядительных документов (ОРД);

- входящей корреспонденции;

- исходящей корреспонденции.

o   Обработка получаемых документов на рассмотрение генеральному директору (прием документов, проверка правильности оформления документов и наличие виз на документах);

o   Обработка отправляемых документов на исполнение от генерального директора (сортировка отправляемых документов по адресатам и структурным подразделениям в соответствии с принятым решением);

o   Обработка поступающих, отправляемых документов (почтовая корреспонденция, факсимильные сообщения, телефонограммы)

o   Экспедиционная доставка и получение корреспонденции в курирующих структурах

o   Получение, отправка почтовой корреспонденции в отделениях почты;

o   Секретарско-референтские работы:

- прием посетителей;

- обеспечение справочно-информационного обслуживания генерального директора;

- ведение телефонных переговоров;

- вызов сотрудника к генеральному директору;

- вызов участников совещания по телефону;

- организация связи генерального директора с необходимыми лицами;

- получение информации по запросу генерального директора;

- устная передача (сообщение) генеральному директору необходимой информации;

- контроль выполнения распоряжений генерального директора;

- выполнение машинописных, множительных работ по поручению генерального директора, начальника отдела;

o   Контроль за ходом исполнения документов, поставленных на контроль генеральным директором (подготовка сводки об исполнении документов)

o   Работа с обращениями граждан. Контроль исполнения;

o   Учет, хранение, выдача фирменных бланков писем;

o   Обеспечение структурных подразделений Общества товарно-материальными ценностями;

o   Курирование договоров поставки, покупки, купли-продажи товарно-материальных ценностей (канцтовары, печати, бланки, журналы), оформление и сдача документации на получаемые материальные ценности: доверенности, приходно-расходные документы ТМЦ, счета-фактуры, акты выполненных работ, подготовка актов на списание материальных ценностей;

o   Ведение договоров транспортного обслуживания:

- оформление и сдача первичных учетных документов;

- контроль составления расчетов;

- составление и контроль заявки на транспорт;

o   Оформление и выдача печатных и электронных пропусков, учет, их уничтожение.

Декретное место, трудоустрйоство с 27. 03. 2023

o  Высшее образование;

o  Опыт работы в сфере делопроизводства от 2-х лет;

o  Вежливость;

o  Грамотная речь и письмо;

o  Опрятный внешний вид;

o  Знания:

- этика делового письма и общения,  

- опыт работы в программе 1С (Документооборот, Бухгалтерия),  

- делопроизводства, архивоведения и документоведения.