Главный специалист по делопроизводству

- организует выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора и подразделений Учреждения;

- получает необходимые директору сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

- организует телефонные переговоры директора, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения директора их содержание;

- осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

- обеспечивает рабочее место директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;

- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др. );

- печатает по указанию директора различные материалы;

- принимает и регистрирует документы на подпись директору, в соответствии с резолюцией, передает документы на исполнение;

- ведет регистрацию служебных записок работников учреждения;

- организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

- подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе;

- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

- организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение;

- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение;

- осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание.

- образование от среднего профессионального (профильного);

- желателен опыт работы и знание основ делопроизводства.