Ведущий специалист

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятель­ ности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмот­ рение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с при­ нятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и пред­ ставления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руко­ водителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями доку­ ментов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформле­ ния подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его от­ сутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержа­ ние, передает и принимает информацию по приемно-переговорным уст­ ройствам, (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонограммы, своевре­ менно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подго­ товке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необхо­ димых материалов, оповещение участников о времени и месте проведе­ ния, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы засе­ даний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работника­ ми предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблю­ дением сроков выполнения указаний и поручений руководителя пред­ приятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную карто­ теку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средства­ ми организационной техники, канцелярскими принадлежностями, созда­ ет условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указа­ нию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предло­ жений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной но­ менклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сда­ ет в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руко­ водящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельнос­ ти предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизвод­ ства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; маши­ нопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно распорядитель­ ной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычис­ лительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.