Секретарь руководителя

Обеспечивать функционирование единой системы делопроизводства Службы, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3. 2. Осуществлять прием, регистрацию, анализ и соответствующее оформление корреспонденции, поступающей в Службу, в том числе посредством СЭД « Практика» , и передачу ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения Службы или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. 3. Обеспечивать организацию и проведение всех видов учета и отчетности поступающей и исходящей служебной корреспонденции, документов и поручений, в том числе в СЭД « Практика» .

3. 4. Обеспечивать своевременную рассылку корреспонденции Службы.

3. 5. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

3. 6. Проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю Службы или заместителю руководителя на подпись, обеспечивать качественное их редактирование; отправлять исполненную документацию по адресатам.

3. 7. Выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

3. 9.     Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя Службы, записывать в его отсутствие полученную информацию и своевременно доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, приложениям-мессенджерам смартфонов, которые позволяют отправлять сообщения, и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3. 11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников Службы.

3. 12. Обеспечить организацию работы по личному приему граждан руководителем Службы и заместителем руководителя.

3. 16. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем Службы

3. 25. Заполнять контрольные карточки и вести картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.

3. 27. Обеспечивать подготовку документов, законченных делопроизводством к архивному хранению, и сдаче в архив Службы; обеспечивать сохранность архива Службы.

3. 28. Систематизировать документы текущего архива, обеспечивать удобный и быстрый поиск документов.

3. 29. Комплектовать, хранить, вести учет документов, находящихся в архиве Службы.

3. 31. Составлять по согласованию со структурными подразделениями номенклатуру дел Службы.

3. 39. Осуществлять работу по организационному обеспечению деятельности Службы.

3. 40. Осуществлять оперативный сбор и анализ материалов о деятельности Службы, размещаемых в средствах массовой информации, в сети Интернет, а также на сайте Службы.

пунктуальность, исполнительность