Секретарь руководителя

- согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.

- согласование планов с планами и сроками работы руководителя.

- подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.

- регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.

- перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам.  

- организация личного приема посетителей руководителем.

- установление порядка приема для различных категорий посетителей.  

- документальное оформление решений руководителя.

- доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя.

- координация деятельности по исполнению решений руководителя.

- ведение текущего и предупредительного контроля по срокам.

- проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок.

- предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя.

- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

- организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда.

- организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями.

- обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой.

- составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).

- печать служебных документов и материалов.

- размножение служебных документов.

- контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).

- получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов.

- проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов.

- учет документов, поступающих на имя руководителя.

- создание и ведение базы данных документов руководителя.

- ведение информационно-справочной работы.

- формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения.

- подготовка и передача дел в архив организации.

- информирование работников организации о решениях руководителя.

- организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации.

- оповещение работников о предстоящих мероприятиях.

- организация встреч трудового коллектива с руководством.

Секретарь руководителя должен знать:

- принципы и правила планирования рабочего времени;

- методы постановки целей;

- правила проведения деловых переговоров;

- особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);

- правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;

- правила защиты конфиденциальной информации;

- деловой протокол;

- этику делового общения;

- правила организации приема посетителей;

- правила делового общения, делового этикета;

- правила организации приемов в офисе;

- правила сервировки чайного (кофейного) стола;

- правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;

- общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;

- принципы, способы информирования сотрудников;

- состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;

- нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

- правила документационного обеспечения деятельности организации;

- порядок работы с документами, схемы документооборота.