Помощник

1)     осуществлять обработку персональных данных в ИСПДн СЭД «DIRECTUM» в Департаменте;

2)     осуществлять регистрацию входящих и исходящих документов в Департаменте в СЭД «Директум»;

3)     осуществлять подготовку документов для рассмотрения директором Департамента (подготовка проектов поручений и виз);

4)     осуществлять электронную и почтовую рассылку корреспонденции исполнителям и адресатам;

5)     осуществлять делопроизводство документов с грифом «для служебного пользования» (ведение журнала регистрации, копирование, рассылка, учет съемных носителей);  

6)     осуществлять контроль за исполнением документов, поступающих в Департамент (подготовка и рассылка напоминаний о сроках исполнения);

7)     осуществлять анализ исполнения документов по структурным подразделениям Департамента;

8)     осуществлять руководство и организацию делопроизводства в СЭД «Директум» в структурных подразделениях Департамента;

9)     оказывать методическую и консультационную помощь структурным подразделениям Департамента по вопросам делопроизводства в СЭД «Директум»;

10)  осуществлять ведение записи на прием к директору Департамента граждан и юридических лиц;

11)  осуществлять ведение первичного приема граждан и юридических лиц;

12)  участвовать в совещаниях, проводимых директором Департамента и осуществлять подготовку контрольных вопросов и поручений по итогам совещаний;

13)  осуществлять работу в приемной директора Департамента;

14)  составлять планы работы директора Департамента;

15)  организовывать совещания у директора Департамента;

16)  осуществлять копирование документов по поручению директора Департамента;

17)  осуществлять рассылку документов;

18)   организовывать командировки директора Департамента;

19)   организовывать рабочие поездки директора Департамента;

20)   выполнять иные поручения директора Департамента

Должность замещается в соответствии с действующим законодательством на период полномочий директора. Помощник  должен иметь высшее образование не ниже уровня бакалавриата.  

Помощник должен обладать следующими профессиональными знаниями в сфере законодательства Российской Федерации:

1) Конституции Российской Федерации;

2) Устава Тюменской области;

3) иных нормативных правовых и ненормативных правовых актов, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

 Иные профессиональные знания помощника должны включать:

1)  положение и основные направления деятельности департамента;

2)  возможности и особенности применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота;

3)  общие вопросы в области обеспечения информационной безопасности;

4)  централизованную и смешанную формы ведения делопроизводства.

 Помощник должен обладать следующими профессиональными умениями:

1)  обеспечивать выполнение поставленных задач и поручений; анализа и прогнозирования деятельности;

2)  принимать, учитывать, обрабатывать и регистрировать корреспонденцию;

3)  реализовывать управленческие решения;

4)  подготовка и организационное обеспечение мероприятий с участием директора (организации семинаров, совещаний, рабочих групп в пределах своей компетенции);

5)  вести деловые переговоры;

6)  работать в приемной директора (организационно-техническое, документационное и информационное обеспечение деятельности директора).

  Помощник должен обладать следующими функциональными знаниями:

1)     правил деловой этики;

2)     основ делопроизводства;

3)   Регламента Правительства Тюменской области;

4)     порядка работы со служебными документами.

 Помощник  должен обладать следующими функциональными умениями:

1)  работа в системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), в системе электронного документооборота и делопроизводства «Директум», MS Outlook;

2)  работа с программными документами;

3)  основы делопроизводства;