Ведущий специалист отдела финансового и правового обеспечения
Вакансия "Ведущий специалист отдела финансового и правового обеспечения"
Полная занятость, полный рабочий день
Северная Осетия - Алания, республика
г. Владикавказ
Обязанности
* Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.
* Выполнение личных поручений руководителя.
* Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.
* Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.
* Ведение документооборота подразделений, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.
* Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.
* Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.
* Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.
* Работа в электронной системе документооборота.
* Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.
* Хозяйственное обеспечение приемной.
* Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т. п. )‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.
* Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.
* Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т. п.
* Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).
* Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).
* Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.
* Помощь всем отделам организации в ежедневных делах.
* Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы.
* Работа в качестве офис-менеджера компании и секретаря генерального директора.
* Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах.
* Заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг. техники (заправка, новые, ремонт- заявки и др. ).
* Работа с посетителями.
* Чай, кофе для руководства.
* Работа с текущими и архивными документами.
* Работа на ПК (Word, Excel, Интернет).
* Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).
* Подготовка документов для гос. организаций.
* Заказ воды, сладостей.
* Создание и ведение внутренних приказов.
* Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.
* Осуществляет прием и передачу входящих и исходящих телефонных звонков и сообщений между руководством предприятии и структурными подразделениями, а также обеспечивает связь со сторонними организациями.
* Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.
* По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
* Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
* Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
Общие требования
* Умение ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям способность видеть главное и расставлять приоритеты.
* Самостоятельность в зоне своей ответственности.
* Способность принимать и отвечать за принятые решения.
* Стремление работать в команде.
* Ответственность.
* Внимательность.
* Пунктуальность.
* Доброжелательность.
* Исполнительность.
* Аккуратность.
* Внимание к деталям.
* Опытный пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет.
* Умение вести деловую переписку на русском.
* Гибкость и стрессоустойчивость.
* Системность, аккуратность, детальность.
* Вам можно доверять и на вас можно рассчитывать, несмотря ни на что.
* Вы искренне любите людей и готовы быть полезным.
* Вам не надо повторять два раза.
* Вы быстро излагаете свои мысли и задаете вопросы, если нужно.
* Конструктивно принимаете обратную связь и делаете выводы.
* Отвечать на письма и смс быстро.
* По всем задачам, всегда назначаете четкий срок, который соблюдается.
* Вы искреннее желание помочь руководителю.
* Надежность
* Поставленные Вам задачи должны быть выполнены в срок.
* Если представляются варианты решений, руководитель знает, что это лучшие и проверенные варианты.
* Эмоциональная зрелость.
* Владение знаниями, умениями и навыками ведения делопроизводства и делового этикета.
* Грамотная устная и письменная речь.