Специалист по организационному и документационному обеспечению
Вакансия "Специалист по организационному и документационному обеспечению"
Полная занятость, полный рабочий день
Чувашская республика
г. Чебоксары
Обязанности
Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники
Получать, предварительно рассматривать и сортировать поступающие в приемную руководителя документы, регистрировать входящую, внутреннюю и исходящую документацию, сканировать и размещать ее в программе электронного документооборота, в том числе, поступающую на электронную почту предприятия.
Осуществлять подготовку документов для рассмотрения руководителем.
Организовать доставку документов исполнителям.
Ежедневно забирать поступающие на рассмотрение документы с подписи генерального директора, передавать их в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям (подразделениям) и контролировать исполнение документов и поручений руководителя.
Принимать входящие звонки (внешние и внутренние от сотрудников).
Организовывать процедуру согласования договоров (дополнительных соглашений) и спецификаций в программе электронного документооборота.
Составлять и вести номенклатуру дел организации.
Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность.
Подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
Взаимодействовать с организациями по вопросам медицинского страхования, обслуживания и оказания медицинских услуг работникам предприятия, страхования сотрудников от несчастных случаев.
Составлять проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки). По поручению руководителей подразделений составлять письма, запросы и другие документы, готовить ответы авторам писем.
Отправлять исполненную документацию по адресам необходимым способом, в случае необходимости сообщать отправителю информацию о доставке корреспонденции получателю.
Оформлять гостевые пропуска на вход и въезд на предприятие, накладные на вынос товарно-материальных ценностей.
Выполнять работу по подготовке совещаний, проводимых руководителями подразделений (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), при необходимости вести и оформлять протоколы совещаний.
Общие требования
- образование - высшее (бакалавриат или специалитет) либо среднее профессилнальное образование (профильное ) + дополнительное профессиональное образование и стаж работы не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному
Должен знать:
Требования к образованию
Опыт работы
Похожие вакансии
АО "АБ ИНБЕВ ЭФЕС"
ГКУ ВО "ДИРЕКЦИЯ ПО МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ"
ИП Грязнова Галина Юрьевна