Секретарь руководителя

Осуществляет работу по организационному обеспечению административно - распорядительной деятельности директора учреждения.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Принимает документы и личные заявления на подпись директора учреждения.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора учреждения.

Ведет делопроизводство на бумажных и электронных носителях.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением сроков выполнения указаний и поручений директора учреждения.

Ведет контрольно - регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

По поручению директора и заместителя директора составляет письма, запросы, иные документы.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.   

Разрабатывает номенклатуру дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Осуществляет работу по ведению архивного дела в Учреждении, организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных при их обработке, не допускает распространение персональных данных в любой форме (письменной, устной, электронной).

Выполняет иные поручения директора, заместителя директора учреждения.

Коммуникабельность, дисциплинированность