Ведущий консультант общего отдела

- исполнять федеральное и региональное законодательство в области делопроизводства, рассмотрения обращений граждан, архива;

- формировать и совершенствовать систему делопроизводства в Департаменте;

- участвовать в разработке и внедрении в практическую деятельность Департамента нормативно-методических документов в области документационного обеспечения и в области архивного дела;

- осуществлять мониторинг законодательства, нормативных документов в области документационного обеспечения и в области архивного дела на предмет их изменения и актуальности;

- осуществлять контроль за соблюдением структурными подразделениями Департамента установленных действующими нормативными правовыми актами правил оформления документов и порядка документооборота;

- принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем документооборота;

- осуществлять оформление, выпуск, регистрацию и хранение подлинников организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и тп. ) Департамента;

- принимать, регистрировать, вести учет, распределять документы (корреспонденцию), поступающие на бумажном носителе, а также посредством электронного документооборота, каналов телеграфной, факсимильной связи и электронной почты в адрес Департамента;

- обеспечивать хранение, доставление и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, вести справочную работу по ней;

- осуществлять первичную обработку входящих и исходящих документов; сортировку документов на регистрируемые и не регистрируемые;

- осуществлять систематизацию документов и постановку на контроль;

- осуществлять сканирование, копирование, поиск документов;

- консультировать и оказывать помощь специалистам Департамента по вопросам работы системы «Директум RX»;

- осуществлять подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем, подготовку резолюций руководителя;

- выполнять ведение базы данных документов Департамента;

- обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использованию информации, содержащейся в них;

- осуществлять контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями на этих документах, анализ состояния исполнительской дисциплины;

- составлять сводную номенклатуру дел Департамента, номенклатуру дел отдела;

- инструктировать работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;

- контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;

- обеспечивать согласование номенклатуры дел Департамента с Управлением по делам архивов Тюменской области;

- обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

- проверять сроки хранения документов, составлять протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- осуществлять подготовку дел Департамента к сдаче в архив, обеспечивать архивное хранение документов, образующихся в деятельности Департамента;

- осуществлять организацию и поддерживать функциональное рабочее пространство приемной и кабинетов руководства Департамента;

- оказывать помощь директору в планировании служебного времени;

- информировать директора о регламенте намеченных мероприятий, предупреждать о приближении времени намеченных мероприятий;

- осуществлять организацию информационного взаимодействия директора с подразделениями и должностными лицами Департамента;

- осуществлять организацию телефонных переговоров директора;

- осуществлять организацию командировок директора;

- осуществлять организацию работы по приему руководством Департамента посетителей;

- вести протоколы совещаний, проводимых директором Департамента;

-по поручению начальника отдела протоколировать иные мероприятия с участием руководства Департамента;

- осуществлять прием и распределение телефонных звонков Департамента;

- осуществлять подготовку информации, относящейся к компетенции отдела, для размещения на Официальном портале органов государственной власти Тюменской области;

- организовывать работу с исходящей корреспонденцией;

- в соответствии с региональным порядком рассмотрения корреспонденции своевременно направлять в Главное правовое управление Правительства Тюменской области и Аппарат Губернатора Тюменской области акты прокурорского реагирования, информации, запросы органов прокуратуры, поступающие в Департамент;

- заверять копии документов;

- согласовывать использование служебного автотранспорта сотрудниками Департамента при помощи региональной навигационно-информационной системы Тюменской области;

- осуществлять документооборот в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее – СЭД) в соответствии с Положением о СЭД и регламентами выполнения типовых операций, в том числе согласование либо заверение электронной подписью документы в рамках своей компетенции;

- исполнять приказы и поручения директора Департамента, заместителя директора Департамента, поручения начальника отдела, инструкции, принятые в Департаменте;

- не разглашать информацию, переданную в ходе трудовой деятельности, персональные данные физических лиц, другие сведения ограниченного доступа (далее сведения ограниченного доступа), которые ему будут доверены или станут известны в период его работы;

- исполнять иные обязанности, соответствующие квалификационным требованиям ведущего консультанта согласно Положению об общем отделе.

В пятницу рабочий день с 09:00 до 17:00

На должность ведущего консультанта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, не ниже уровня бакалавра, без предъявления требований к стажу (опыту).