Секретарь-делопроизводитель

·         организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок Руководителя;

·         организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых Руководителем;

·         подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов;

·         подготовка презентаций по указанию Руководителя;

·         подготовка и проведение пресс-конференции Руководителя;

·         встреча участников переговоров, обеспечение их информационными материалами;

·         документальное оформление решений Руководителя, доведение до сведения работников Центра устных распоряжений Руководителя;

·         содержание своего рабочего места в чистоте и порядке;

·         регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение соответствующих журналов;

·         отправка и получение корреспонденции, подготовка сопроводительных писем;

·         подготовка заверенных копий документов по запросу;

·         организация сервисного обслуживания во время приема посетителей Руководителем либо кофе-пауз;

·         ведение электронного реестра хозяйственных документов Центра;

·         регистрация поступающих в приемную телефонных звонков;

·         перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам;

·         получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

·         установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;

·         оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;

·         приём посетителей с предложением чая, кофе, воды на время ожидания встречи с Руководителем;

·         ведение протокола мероприятия;

·         рассылка поздравительных открыток сотрудникам Центра в честь дня рождения и других праздников посредством корпоративной электронной почты Центра;

·         рассылка поздравительных открыток партнерам и спонсорам Центра;

·         доведение до сведения работников Центра распоряжений Руководителя;

·         обеспечение рабочего места Руководителя и сотрудников офиса Центра необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

·         организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;

·         сканирование и печать служебных документов и других материалов; размножение служебных документов;

·         формирование пакетов документов, необходимых в процессе взаимодействия с партнерами Центра;

·         оповещение работников Центра о предстоящих мероприятиях;

·         организация встреч трудового коллектива с Руководителем;

·         информирование Руководителя об обращениях сотрудников Центра по рабочим и личным вопросам;

·         выполнение своих функций на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.

·         высшее образование (бакалавриат) либо дополнительное профессиональное образование;

·         опыт работы секретарем-делопроизводителем от 1-года;

·         грамотная письменная и устная речь;

·         опыт работы с большим объемом документов;

·         отличное знание офисных программ Word, Excel; Outlook и другие;

·         готовность к ненормированному режиму;

·         умение искать, обрабатывать и анализировать большое количество информации;

·         умение работать с офисной техникой;

·         знание ГОСТов и стандартов делопроизводства, составления документов;

·         знание правил делового общения, основы конфликтологии;

·         знание правил проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;

·         организаторские способности.