Офис-менеджер

Осуществлять заказ авиабилетов и номеров в гостиницах при направлении сотрудников в командировки и для гостей компании, заказ такси.

Вводить заявки на оплату в 1С: УПП и контролировать их оплату по своей зоне ответственности.

Обеспечивать жизнедеятельность офиса (заказ канцелярских и хозяйственных товаров, воды, приобретение чая, кофе и т. д. ), в том числе осуществлять координацию действий арендодателя.

Осуществлять заказ мебели в офис при необходимости и осуществлять контроль доставки.

Осуществляет администрирование процесса документооборота, регистрировать документы и корреспонденцию в системе электронного документооборота, производить их передачу надлежащему отделу или сотруднику, надлежащее хранение документов.

Участвовать в организации мероприятий, принимать в них в случае необходимости непосредственное участие, представляя интересы Компании, оказывать помощь в подготовке материалов, закупке сувенирной продукции, подарков контрагентам.

Выполнять регистрацию сотрудников на выставках, конференциях, осуществлять координацию с организаторами выставок, конференций, представляя интересы Компании.

Осуществлять подписку на печатные и электронные профессиональные издания.

Осуществлять подготовку и отправку корреспонденции Почтой России или курьерской службой.

Согласовывать документы своей зоны ответственности в системе электронного документооборота, согласно установленного в Компании порядка.

Принимать и распределять входящие звонки.

Организовывать встречи посетителей.

Осуществлять работу с оргтехникой (факс, сканирование, копирование).

Грамотная переписка, грамотная речь.

Умение вести делопроизводство.

Организация рабочего графика руководителя, согласование деловых встреч, командировок.

Умение работать с Документооборотом (регистрация входящей и исходящей документации).

Прием телефонных звонков.

Организация командировок сотрудников: заказ авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц.

Оформление пропусков сотрудникам.

Работа с документацией.

Ведение и сдача необходимых форм отчетности.

Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс.

Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.