Специалист 1 разряда архивного отдела управления записи актов гражданского состояния администрации города Тамбова

Соблюдать Регламент Администрации города Тамбова, положения других локальных актов Администрации города Тамбова.

Исполнять должностные обязанности, предусмотренные трудовым договором, настоящей должностной инструкцией, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации», решениями Тамбовской городской Думы, регулирующими порядок прохождения муниципальной службы.

Вести учет и хранение книг государственной регистрации актов гражданского состояния.

Формировать книги из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, поступающих из отдела регистрации актов гражданского состояния и правового обеспечения деятельности управления.

Выполнять административные процедуры по выдаче повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния или иного документа, подтверждающего наличие либо отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, при личном обращении заявителя, при обращении заявителя посредством почтовой связи либо в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Итнернет», включая Единый портал государственных и муниципальных услуг, через ТОГКУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг».

Обрабатывать извещения и решения суда, поступившие в отдел, иные документы и запросы, вносить изменения, производить отметки в записях актов гражданского состояния согласно присланным материалам и извещениям.

Составлять опись архивного фонда и списание дел, находящихся на хранении.

Обеспечивать сохранность архивного фонда.

Принимать и регистрировать корреспонденцию согласно деятельности отдела.

Отправлять исполненную документацию по адресатам. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документацию. Формировать и предоставлять в установленном порядке отчетность о проделанной работе.

Представлять в установленном законодательством порядке информацию, относящуюся к функциям отдела, в том числе в рамках исполнения межведомственных запросов сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния, необходимые для предоставления государственных и муниципальных услуг.

Вести делопроизводство согласно номенклатуре дел отдела.

Формировать электронную базу данных записей актов гражданского состояния, производить сохранение резервных копий базы данных, в том числе записей актов гражданского состояния, произведенных начиная с 1926 года.

Знать и соблюдать требования конфиденциальности при работе со служебными документами и информацией, при обработке персональных данных.

Обеспечивать сохранность служебных документов и штампов.

Участвовать в мероприятиях, направленных на повышение и совершенствование профессионального уровня.

Исполнять поручения начальника, заместителя начальника управления, начальника отдела, отданные в пределах их должностных полномочий.

«Государственное и муниципальное управление», «Юриспруденция», «Документоведение и архивоведение» или иные аналогичные специальности, направления подготовки, содержащиеся в ранее применяемых перечнях специальностей и направлений подготовки, для которых законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие указанным специальностям и направлениям подготовки.