Делопроизводитель

Прием, учет (регистрация), сохранность и распределение входящих (поступающих) документов.

Составление и оформление управленческой документации.

Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

Участие в планировании, организации и совершенствовании документационного обеспечения инспекции, контроль за состоянием делопроизводства.

Организация внедрения систем ведения документации.

Упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков.

Контроль за соблюдением порядка оформления, классификации и хранения документов.

Сверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников инспекции.

Обеспечение информационного взаимодействия начальника и заместителя начальника инспекции с руководителями структурных подразделений инспекции и должностными лицами инспекции.

Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, выдача справок по зарегистрированным документам.

Выдача сотрудникам инспекции документов и дел, контроль за их возвратом.

Контроль за соблюдением сроков выполнения поручений начальника инспекции.

Оформление и согласование плана работы начальника инспекции.

Организация проведения телефонных переговоров начальника инспекции, запись в его отсутствие полученной информации, доведение её до сведения начальника инспекции, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (электронная почта, телефонограммы).

Перенаправление отдельных телефонных звонков руководителям структурных подразделений инспекции, другим сотрудникам инспекции.

Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников инспекции;

Подготовка заседаний и совещаний, проводимых начальником инспекции (сбор необходимых материалов, оповещение участников о предстоящих мероприятиях, ведение протокола мероприятий начальника инспекции.

Обеспечение сохранности, поступающей и отправляемой служебной документации, организация текущего хранения документов.

Осуществление учета и конвертование исходящей (отправляемой) корреспонденции, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам).

Получение и передача корреспонденции инспекции и для инспекции в органах власти Брянской области.

Участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

Обработка дел для последующего хранения.

Ведение и формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивая их сохранность и сдачу в установленные сроки в архив.

Соблюдение порядка работы с конфиденциальной информацией и документами для служебного пользования.

Своевременное размещение информации во внутренних и внешних информационных системах.

Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Работа в приемной государственной жилищной инспекции Брянской области.

График работы: с 8. 30 до 17. 45, в пятницу с 8. 30 до 16. 30, обед с 13. 00 до 14. 00

Высшее образование.

Документовед должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения инспекции; правила составления и оформления управленческих документов и служебных писем;   правила защиты информации; функции, задачи, структуру инспекции, руководство структурных подразделений инспекции, образцы подписи лиц, имеющих право подписания и утверждения документов; распределение функций и вопросов деятельности между начальником инспекции, заместителем начальника инспекции и структурными подразделениями инспекции; особенности планирования деятельности начальника и заместителя начальника инспекции; особенности функционирования справочно-информационных и информационно-поисковых систем инспекции; порядок испполнения документов, определения сроков исполнения документов, хранения документов и их подготовки к передаче в архив инспекции; методику разработки и ведения номенклатуры дел инспекции, в том числе в системе ее электронного документооборота; особенности хранения электронных документов; критерии определения ценности документов для их отбора на дальнейшее хранение или уничтожение; правила работы с устройствами компьютера,   с сетью Интернет, работы в операционной системе, работы с электронной почтой, работы в текстовом редакторе, работы с электронными таблицами,   проведения деловых переговоров и этику общения, организации приема посетителей; комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний, ведения, подготовки и оформления протокола по итогам проведения совещаний начальником инспекции, правила работы в ССТУ РФ; понятие и процедуру рассмотрения обращений граждан и организаций; правила внутреннего трудового распорядка; правила охраны труда и пожарной безопасности.